Embedded Files
baik itu dalam dunia kerja maupun kuliah, mudah sekali untuk kita merasa panik ketika melihat list pekerjaan yang semakin panjang dan waktu untuk mengerjakan yang semakin pendek. Bisa dipastikan kamu akan merasa stres, tidak bisa berpikir dengan jernih dan menjadi tidak produktif. Kunci untuk bisa menyelesaikan permasalahan tersebut adalah dengan menyusun skala prioritas.
Ada sebuah teknik manajemen yang disebut Eisenhower Decision Matrix, yang diciptakan oleh Dwight Eisenhower. Inti dari teknik ini adalah bagaimana kita bisa melakukan manajemen waktu dengan lebih baik, dengan memisahkan hal-hal yang kita lakukan ke dalam empat buah kategori.
Kuadran 1: Penting dan Mendesak
Dalam kuadran ini, kamu hanya boleh memasukkan hal-hal yang sangat penting dan wajib kamu selesaikan hari itu. Memasukkan terlalu banyak pekerjaan ke dalam Kuadran ini akan membuat kamu tidak produktif. Mana yang perlu dikerjakan lebih dulu, presentasi untuk minggu depan atau menyiapkan data riset untuk dua minggu ke depan?
Untuk menentukan skala prioritas, coba belajar untuk fokus pada pekerjaan yang paling mendesak dan paling penting. Biasakan untuk meninjau kembali list yang sudah kamu buat dan mempertimbangkan ulang mana saja pekerjaan yang paling mendesak di antara pekerjaan mendesak lainnya. Dengan menyelesaikan hal yang paling benar-benar harus diselesaikan terlebih dahulu, pekerjaan mendesak lainnya akan lebih ringan untuk diselesaikan.
Kuadran 2: Penting namun Tidak Mendesak
Masukkan tugas dan pekerjaan yang penting dan dapat kamu cicil secara bertahap di dalam kuadran ini. Walaupun tidak mendesak, namun kamu tetap harus menentukan target penyelesaian agar pekerjaan ini bisa berjalan sesuai rencana. Hal yang harus diwaspadai adalah budaya menunda-nunda waktu. Proses mencicil dalam pekerjaan yang tidak mendesak sangat penting agar kamu tidak keteteran ketika tenggat waktu sudah dekat, sehingga menerapkan istilah ‘lebih cepat lebih baik’.
Kuadran 3: Mendesak namun Tidak Penting
Kuadran ini berisi hal-hal yang tidak penting namun tetap harus dikerjakan. Contohnya adalah follow up jadwal rapat lewat telepon atau email, kumpul dan diskusi dengan teman kuliah atau rekan kerja, dll. Tanya juga ke diri kamu, apakah pekerjaan ini bisa didelegasikan dengan teman atau rekan kerja? Kalau tidak bisa didelegasikan, kamu bisa melakukan hal-hal yang masuk di kategori pekerjaan Kuadran 3, hanya jika memiliki waktu luang setelah menyelesaikan pekerjaan yang penting dan utama, serta waktunya disesuaikan dengan kapasitas waktu kamu.
Kuadran 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak
Nah, kebanyakan dari kita sering sekali terjebak berlama-lama ada di dalam kegiatan Kuadran 4. Seperti apa sih kegiatannya? Main media sosial di tengah waktu kuliah atau kerja, kumpul berlama-lama dengan teman hanya untuk bergosip, sibuk depan smartphone tanpa tujuan yang jelas. Kalau kamu terjebak dalam kegiatan ini, segera hentikan dan buat skala prioritas kamu.
Menyusun skala prioritas memang tidak semudah kelihatannya dan bagi kamu yang belum terbiasa pastinya menjadi tantangan sendiri. Apalagi ketika kamu sedang banyak sekali dihadapkan dengan pekerjaan dan deadline. Coba terapkan teknik manajemen dengan 4 skala kuadran prioritas di atas untuk bisa mengatur prioritas pekerjaan kamu dengan lebih baik sehingga kamu lebih produktif. Jangan lupa, menjadi produktif adalah kunci utama untuk bisa sukses
Contoh hal yang penting dan mendesak:
Pertemuan bisnis
Mempersiapkan diri untuk ujian besok hari
Keadaan yang bersifat krisis, misalnya kecelakaan
Pekerjaan yang memiliki deadline atau batas waktu
Contoh hal yang penting dan tidak mendesak:
Menjadi perfeksionis dalam pelajaran dan pekerjaan
Menjalin silaturahmi dengan teman dan keluarga
Rekreasi atau traveling
Contoh hal yang tidak penting dan mendesak:
Mengejar acara diskonan
Menjawab e-mail atau pesan untuk urusan remeh temeh
Pertemuan yang kadang sifatnya rutinitas seperti arisan atau kumpul dengan teman
Contoh hal yang tidak penting dan tidak mendesak:
Ngobrol berjam-jam ngalor ngidul
Kegiatan yang sifatnya pelarian
Menonton program TV yang tidak bermanfaat
“Most of us spend too much time on what is urgent and not enough time on what is important” – Stephen R. Covey
Mengapa mengatur prioritas itu penting?
1. Skala prioritas adalah dasar dari segala tindakan
Ketika menjalankan rutinitas, kita pasti membedakan apa yang harus terlebih dahulu dikerjakan dan mana yang bisa dinomor duakan. Dengan adanya skala prioritas, kamu tahu apa saja yang harus kamu kerjakan dengan urutan dan tujuan yang jelas.
2. Kamu jadi paham apa yang harus kamu lakukan
Sering bingung apa yang harus kamu lakukan tidak berdampak baik untuk diri kamu. Selain kamu jadi lelah secara mental dan pikiran, kamu juga membuang waktu. Memiliki prioritas yang jelas membuat kamu tidak lagi bingung dalam mengerjakan tanggung jawab dan kegiatan di hari itu.
3. Kamu selalu fokus
Banyaknya kegiatan yang dilakukan dalam sehari kadang membuat fokus kamu menjadi buyar karena kamu ‘keteteran’. Kalau kamu punya prioritas, kamu akan tetap fokus mengerjakan tugas yang penting dan mengesampingkan atau menunda tugas yang tidak penting.
4. Prioritas menjadi tolak ukur pencapaian kamu
Untuk sukses kejar mimpi, kamu harus membuat daftar prioritas yang harus kamu lakukan untuk menuju kamu ke mimpi atau tujuan tersebut. Daftar penyelesaian prioritas tersebut dapat menjadi tolak ukur pencapaian kamu menuju mimpi besar.
5. Kamu jadi lebih bersemangat
Karena kamu dapat mengukur pencapaian melalui daftar prioritas yang harus kamu lakukan, kamu jadi lebih bersemangat karena tahu bahwa kamu selangkah lebih dekat dengan mimpi kamu.
Walaupun terlihat sepele, tapi dampak dari membuat skala prioritas sangat besar untuk progres kamu dalam kehidupan. Supaya hari-hari kamu semakin produktif dan dijalani dengan maksimal, yuk terapkan manajemen prioritas mulai dari sekarang.
Sumber :
Page updated
Google Sites
Report abuse