Dalam Pengantar Ilmu Komunikasi telah dijelaskan mengenai berbagai pengertian komunikasi menurut para ahli yang pada intinya menyatakan bahwa komunikasi adalah proses pengiriman pesan dari komunikator kepada komunikate melalui saluran komunikasi tertentu untuk menimbulkan efek tertentu. Dari pengertian tersebut dapat dilihat bahwa komunikasi memiliki 5 unsur komunikasi yang utama yaitu 

1. komunikator, 

2. pesan, 

3. saluran komunikasi atau media komunikasi, 

4. komunikate, dan 

5. efek.

Komunikasi yang dalam bahasa Inggris disebut dengan Communication adalah proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lainnya dengan bantuan beberapa media. Pihak pertama yang mengirimkan informasi disebut dengan pengirim (sender) sedangkan pihak kedua yang menerima informasi dan menterjemahkan informasi tersebut dan meresponnya disebut dengan penerima (receiver atau recipient). Jadi pada dasarnya, Istilah komunikasi dapat diartikan sebagai proses dimana pengirim mengirimkan informasi ke penerima agar penerima tersebut meresponnya.

Dalam suatu perusahaan atau organisasi, Komunikasi yang baik dan efektif sangat diperlukan untuk menyebarluaskan tujuan organisasinya dan menghindari terjadinya ketegangan dan konflik. Komunikasi yang baik akan meningkatkan kinerja Karyawan dan menghasilkan kekompakkan serta Kesinergian Manajemen Puncak dengan Karyawan-karyawannya.

Jenis-jenis Komunikasi

Terdapat berbagai klasifikasi tentang jenis-jenis komunikasi, namun pada dasarnya jenis komunikasi dapat dibedakan menjadi tiga jenis utama berdasarkan bentuk penyampaiannya yaitu komunikasi verbal,  komunikasi non-verbal dan komunikasi tertulis. Berikut ini adalah pembahasan singkat tentang ketiga jenis komunikasi tersebut.

1. Komunikasi Verbal

Komunikasi Verbal adalah komunikasi Lisan yang disampaikan melalui kata-kata yang diucapkan seperti pidato, presentasi, diskusi dan dialog tatap muka. Dalam komunikasi Verbal ini, pengirim informasi berbagi pemikirannya dalam bentuk kata-kata. Nada pembicara dan kualitas kata yang digunakan memainkan peranan yang sangat penting dalam komunikasi verbal. Dalam penyampaiannya, pembicara harus menggunakan suara yang keras atau nada yang lebih tinggi dan isi atau konten informasi yang jelas agar si penerima informasi dapat dengan jelas memahami apa yang ingin disampaikan oleh si pengirim informasi sehingga tidak menimbulkan kebingungan dan kesalahpahaman.

Pengirim infomasi atau pembicara juga harus memeriksa kembali apakah pendengar atau penerima informasi tersebut telah mengerti dan memahami konten informasi yang disampaikannya. Oleh karena itu, feedback atau umpan balik dari si penerima informasi juga penting untuk diperhatikan sehingga komunikasi dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

2. Komunikasi Non-Verbal

Komunikasi Non-Verbal ini meliputi bahasa tubuh (body languange), gerak tubuh (gesture), ekspresi wajah (facial expression) dan bentuk tubuh (posture). Dengan kata lain, si pengirim informasi tidak menggunakan kata-kata dalam menyampaikan sesuatu yang diinginkannya namun dengan menggunakan bahasa tubuh atau ekspresi wajah dan gerak tubuh tertentu untuk mengirimkan informasi yang ingin disampaikannya. Kadang-kadang, bahasa tubuh atau ekspresi wajah atau gerak tubuh tersebut terjadi secara tidak sengaja, contohnya seperti berkeringat saat ketakutan atau pipinya merah saat merasa malu.

Sebagai contoh, pada saat kita ingin menyampaikan suatu pesan ketidaksenangan dalam suatu perintah dari atasan dalam rapat namun kita tidak berani menolaknya dengan kata-kata, biasanya kita akan menampilkan ekspresi wajah yang tidak senang atau mengeleng-gelengkan kepala. Contoh lainnya seperti sakit kepala, kita akan meletakan tangan di kening kita untuk menandakan ketidaknyamanan kepala kita, ini juga merupakan salah satu dari bentuk komunikasi non-verbal.

3. Komunikasi Tertulis (Written Communication)

Komunikasi Tertulis atau written communication adalah proses penyampaian informasi dengan menggunakan berbagai tanda, simbol, gambar dan tipografi. Informasi atau pesan yang ingin disampaikan tersebut dapat dicetak ataupun ditulis dengan tulisan tangan. Komunikasi tertulis ini sangat penting untuk mengkomunikasikan informasi yang rumit seperti Statistik dan data-data penting lainnya yang tidak mudah untuk disampaikan melalui pidato atau dialog.  Komunikasi Tertulis ini memungkinkan informasi dicatat sehingga dapat dijadikan referensi atau rujukan di kemudian hari dan hasil dari komunikasi tertulis ini juga dapat dibahas berulang kali. Ada juga menyebutkan komunikasi tertulis ini sebagai Komunikasi Visual (Visual Communication).

Komunikasi Tertulis atau Written Communication ini harus ringkas dan jelas agar dapat mengkomunikasikannya secara efektif. Laporan tertulis yang bagus dan benar adalah menggunakan tata bahasa yang tepat dan tidak menggunakan kata-kata yang berlebihan atau kata-kata yang tidak berbobot (bertele-tele) sehingga dapat benar-benar menyampaikan informasi yang diperlukan.

Komunikasi tertulis yang efektif memerlukan pemikiran dan perencanaan yang hati-hati dan matang. Komunikasi tertulis hendaknya terdiri dari informasi yang komprehensif mengenai subyek yang spesifik, jelas, tepat, dan mudah dibaca. Dalam proses komunikasi tertulis, terdapat tiga tahapan yang harus dilalui yaitu perencanaan, penulisan, dan penyuntingan. Selain itu, dalam proses komunikasi tertulis kita juga harus memperhatikan serta menghindari beberapa kesalahan yang mungkin terjadi seperti ketidaktepatan bahasa yang digunakan, menggunakan kata-kata yang terlalu banyak, struktur kalimat yang buruk, dan limpasan informasi.

Di era globalisasi seperti sekarang ini, yang ditandai dengan adanya berbagai teknologi baru, komunikasi tertulis masih dipandang sebagai cara terbaik untuk berkomunikasi dan menerima pesan. Selain itu, komunikasi tertulis juga dipandang lebih konkret dan solid karena kurangnya ruang  bagi terjadinya berbagai kesalahan jika dibandingkan dengan komunikasi verbal. Komunikasi tertulis umumnya diterapkan dalam komunikasi organisasi, komunikasi bisnis, komunikasi bisnis lintas budaya, komunikasi pembelajaran, komunikasi pemasaran, dan lain-lain.

Karena penerapannya di hampir seluruh bidang dan konteks komunikasi, komunikasi tertulis memiliki fungsi seperti fungsi-fungsi komunikasi pada umumnya. Adapun yang termasuk dalam fungsi komunikasi tertulis diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Menyampaikan dan bertukar informasi

Dalam dunia bsinis, berbagai dokumen bisnis internasional diciptakan untuk menyampaikan seluruh informasi yang dibutuhkan untuk melengkapi jalannya bisinis. Beberapa contoh dokumen yang umum digunakan dalam dunia bisnis adalah pemberitaguan rapat, bahan atau materi pelatihan, catatan atau surat perjanjian kontrak dan lain-lain. Fokus utama beragam dokumen informasi tersebut adalah untuk memastikan pemahaman oleh khalayak melalui penyajian isi yang jelas dan logis. Selain menyampaikan informasi, komunikasi tertulis juga dapat berfungsi sebagai alat untuk saling bertukar informasi antara berbagai pihak yang terlibat tentang jenis-jenis informasi bisnis yang beragam.

2. Mempengaruhi

Ketika menyusun dokumen hendaknya disesuaikan dengan sikap khalayak seperti yang diharapkan setelah membaca dokumen tersebut. Dokumen yang diciptakan untuk mempengaruhi khalayak meliputi presentasi ide atau gagasan kepada supervisor, konsumen, dan atau pemangku kepentingan lainnya; surat tertulis khususnya untuk mempromosikan barang atau jasa; serta proposal.

3. Memecahkan masalah dan memberikan instruksi

Komunikasi tertulis dapat berfungsi untuk memecahkan masalah atau menyediakan sebuah solusi bagi permasalahan tertentu. Dalam dunia bisnis, terkadang manajer atau penyelia menggunakan komunikasi tertulis untuk menyuguhkan instruksi penting kepada bawahan agar menampilkan kinerja yang lebih baik.

4. Mencari penjelasan

Komunikasi tertulis dalam dunia bisnis seringkali digunakan untuk mencari penjelasan dari seseorang mengenai permasalahan tertentu. Hal ini dibutuhkan mengingat dalam sebuah organisasi atau perusahaan bisnis tak jarang terjadi kesalahpahaman antara karyawan dan penyelia sehingga membutuhkan adanya penjelasan dan mengambil langkah-langkah yang tepat.

5. Membangun dan memelihara hubungan bisnis

Komunikasi tertulis dalam dunia bisnis seperti surat dapat membantu membangun dan memelihara hubungan bisnis antara berbagai pihak seperti manufaktur, distributor, konsumen, dan lain-lain.

6. Referensi, arsip, atau alat bukti

Komunikasi tertulis seperti surat dan lain-lain sangat berguna sebagai arsip dan referensi terkait dengan transaksi yang telah dilakukan. Dalam bisnis, komunikasi terjadi antara sejumlah besar orang yang tidak mungkin diingat seluruhnya oleh pebisnis. Surat dapat berperan sebagai alat rekam kejadian sebelumnya dan dapat digunakan untuk referensi di masa depan. Selain itu, komunikasi tertulis dalam dunia bisnis seperti surat dapat berfungsi sebagai alat bukti. Sebuah perjanjian tertulis mengikat berbagai pihak yang terlibat dalam perjanjian untuk mematuhi apa yang telah disepakati secara tertulis.

7. Membangun itikad baik

Fungsi komunikasi tertulis lainnya seperti surat adalah untuk membangun dan menjual reputasi yang baik serta keramahtamahan perusahaan atau organisasi. Komunikasi tertulis juga berperan sebagai duta sebuah negara untuk sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuannya adalah membangun itikad baik dalam hubungan antara konsumen dan organisasi atau perusahaan, mengundang konsumen untuk membeli produk dan jasa, dan lain-lain.

8. Membuat permintaan

Komunikasi tertulis dalam dunia bisnis dapat berfungsi untuk membuat permintaan kepada berbagai pihak. Hal ini kerapkali digunakan manajer dan bawahan untuk meminta yang lainnya agar melakukan rapat, mengeksekusi tindakan, dan lain-lain.

Komunikasi tertulis atau written communication adalah salah satu keterampilan yang penting dimiliki dalam dunia kerja. Mungkin, sebagian besar dari kamu masih menganggap enteng keterampilan yang satu ini.

Saat sedang menuliskan email ataupun hal-hal lainnya yang bersifat penulisan kepada rekan kerja atau atasan, keterampilan ini harus dimaksimalkan dengan sebaik mungkin.

Arti Komunikasi Tertulis

Dilansir dari Indeed, komunikasi tertulis atau written communication adalah keterampilan yang diperlukan saat memiliki tujuan untuk menyampaikan maksud secara tertulis.

Berbeda dengan komunikasi pada umumnya yang mengandalkan lisan dan nada, komunikasi tertulis cenderung mengarah pada gaya kepenulisan. Secara sederhana, written communication mengandalkan pada tata bahasa, tanda baca, serta pemilihan kata saat menyampaikan informasi kepada orang lain.

Dalam dunia kerja, keterampilan ini dapat kamu gunakan saat mengirim email kepada atasan, mulai dari email berisi permintaan cuti, permohonan perpanjangan deadline, dan lain-lain. Tidak hanya mengirim email, keterampilan ini juga dimaksimalkan dalam menulis memo, menyusun laporan, dan sebagainya.

Dengan keterampilan komunikasi tertulis, kamu bisa memilih kata yang tepat untuk disampaikan agar dapat dibaca dengan enak oleh orang yang bersangkutan. Seperti keterampilan pada umumnya, written communication juga dapat diasah secara tekun dan baik.

Dalam dunia kerja terdapat beragam bentuk komunikasi tertulis dengan tujuan yang berbeda-beda. Menurut Indeed, berikut adalah beberapa contoh bentuk komunikasi tertulis yang perlu kamu tahu.

• email

• pesan teks

• blog post

• surat bisnis

• laporan

• proposal

• kontrak

• deskripsi pekerjaan

• panduan karyawan

• memo

• buletin

• pesan faksimile

• iklan

• brosur

• berita

• dan lainnya

Pentingnya Komunikasi Tertulis dalam Bisnis

1. Menunjukkan profesionalitas

Tak bisa dimungkiri, kelebihan dari komunikasi tertulis yang bagus kamu dapat menunjukkan sisi profesionalitasmu.

Menurut Career Addict, menulis dengan tata bahasa dan kalimat yang mudah dipahami akan membuatmu terlihat profesional di mata orang lain dalam kantor.

Hal ini tentu sangat penting. Sebab, jika struktur tulisanmu tidak tertata rapi, dipastikan orang kantor melihat profesionalitasmu kurang dalam bekerja.

2. Mengirimkan informasi dengan jelas

Selain berbagi informasi melalui lisan, dalam dunia kerja atau bisnis berbagi lewat tulisan juga menjadi hal yang sangat penting di zaman sekarang. Menurut Inc, di era digital yang saat ini sudah mudah mendapatkan informasi, keterampilan komunikasi tertulis sangat penting untuk dikembangkan.

Sebagai contoh, saat ini kamu dapat mengirimkan informasi mengenai produk atau perusahaanmu lewat newsletter kepada pelangganmu. Nah, dari situ, penting untuk menggunakan kata-kata yang tepat supaya pembaca tertarik untuk memakai produkmu.

Intinya, kunci dari komunikasi tertulis adalah menyampaikan informasi secara akurat dan penuh makna.

3. Memberikan kesan pertama yang baik

Salah satu kelebihan jika memiliki kemampuan komunikasi tertulis adalah memberikan kesan pertama yang baik. Kesan pertama dalam dunia kerja penting untuk didapatkan semaksimal mungkin.

Nah, ketika kamu baru masuk kerja, keterampilan komunikasi tertulis sangat penting untuk diterapkan saat hendak mengirim email, membuat memo, dan lain-lain kepada rekan kerja atau atasan.

Dilansir dari Small Business, jika kamu menulis dengan tatanan bahasa yang tidak rapi, orang akan memberikan kesan pertama yang buruk terhadapmu.

Oleh karena itu, penting untuk menguasai komunikasi tertulis terlebih dahulu sebelum benar-benar terjun ke dalam dunia kerja.

Kunci dari Komunikasi Tertulis

Menurut Indeed, dalam dunia profesional, skill komunikasi tertulis yang bagus harus punya lima kunci di bawah ini:

1. Jelas

Menulis dengan jelas tanpa basa-basi adalah kunci dalam mempraktikkan skill written communication. Saat menyampaikan informasi kepada pembaca, pastikan kamu menuliskannya dengan jelas agar mudah dipahami. Gunakan kalimat yang enak serta pastikan kalimatmu sudah sesuai dengan tujuan pesan yang ingin disampaikan.

2. Ringkas dan padat

Selain jelas, penting juga untuk menyampaikan maksudmu secara ringkas dan padat. Jangan terlalu bertele-tele sehingga membuat pembaca sulit memahaminya. Sebagai contoh, saat kamu memberikan informasi kepada rekan kerja tentang deadline-mu yang belum selesai, cukup tuliskan dengan ringkas dan padat seperti ini:

“Maaf, untuk pekerjaan tulisan yang satu ini saya rasa deadline-nya akan mundur satu hari karena saat ini sedang ada banyak pekerjaan dari proyek lain”.

Dari contoh di atas, terlihat ringkas bahwa kamu ingin meminta pengunduran deadline serta tidak terlalu bertele-tele. Di sisi lain, kamu juga menyampaikan faktor yang menyebabkan kamu harus melakukan hal tersebut secara padat.

3. Gaya bahasa

Gaya dalam tulisan juga harus diperhatikan saat mempraktikkan komunikasi tertulis. Dalam dunia profesional, penting untuk mencampurkan gaya bahasa yang formal dengan keramahan yang sopan agar tidak terlihat kaku. Terlepas dari semua itu, gunakan gaya bahasa sesuai tingkatan orang, mulai dari atasan, rekan kerja, hingga HRD.

4. Kalimat aktif

Kalimat aktif membantu kalimatmu mengalir dengan baik sehingga mudah saat dibaca oleh orang yang bersangkutan. Menurut Indeed, biasanya kalimat pasif lebih sulit dicerna oleh pembaca daripada kalimat aktif. Oleh karena itu, usahakan untuk menghindari kalimat pasif.

5. Tata bahasa dan tanda baca

Dua unsur ini menjadi fondasi utama dalam menyampaikan informasi melalui tulisan. Perhatikan peletakkan tanda baca seperti koma, titik, tanda seru, tanda tanya, dan lain-lain dengan tepat. Jangan sampai salah penempatan karena bisa berakibat fatal. Sebab, pembaca akan sulit mengartikan tulisanmu jika tata bahasa dan tanda bacanya terlihat tidak rapi.

Cara Meningkatkan Komunikasi Tertulis

1. Baca ulang

Setelah menulis, bacalah semuanya dari awal untuk melakukan pengeditan mengenai tata bahasa, tanda baca, dan lain-lain. Cari tahu apakah ada kalimat yang tidak masuk akal atau sulit dimengerti. Jika ada, segera perbaiki. Idealnya, kamu bisa baca ulang tulisanmu sebanyak dua sampai tiga kali.  Dari sini, kamu akan mengetahui kesalahan tulisanmu di mana dan pelan-pelan akan meningkatkan skill keterampilan tertulis.

2. Pahami tujuan sebelum menulis

Tentukan tujuanmu terlebih dahulu sebelum menuliskan sesuatu. Kamu mungkin memiliki tujuan untuk meminta izin kepada atasan, meminta bantuan kepada rekan kerja, atau tujuan yang lainnya. Itu akan mempermudah kamu dalam menyusun kalimat.

3. Jaga profesionalitas

Meskipun hanya mengirim email ringan kepada rekan kerja, pastikan untuk tetap menjaga profesionalitas. Hal ini berguna untuk tetap mempertahankan keterampilan komunikasi tertulis agar semakin berkembang ke depannya.

Sumber: https://glints.com/id/lowongan/komunikasi-tertulis/