KOMUNIKASI TERTULIS

MATA KULIAH ADMINISTRASI BISNIS



HIMAWAN DWIATMODJO, S.H., LL.M.


Komunikasi

Dalam Pengantar Ilmu Komunikasi telah dijelaskan mengenai berbagai pengertian komunikasi menurut para ahli yang pada intinya menyatakan bahwa komunikasi adalah proses pengiriman pesan dari komunikator kepada komunikate melalui saluran komunikasi tertentu untuk menimbulkan efek tertentu. Dari pengertian tersebut dapat dilihat bahwa komunikasi memiliki 5 unsur komunikasi yang utama yaitu 

Komunikasi yang dalam bahasa Inggris disebut dengan Communication adalah proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lainnya dengan bantuan beberapa media. Pihak pertama yang mengirimkan informasi disebut dengan pengirim (sender) sedangkan pihak kedua yang menerima informasi dan menterjemahkan informasi tersebut dan meresponnya disebut dengan penerima (receiver atau recipient). Jadi pada dasarnya, Istilah komunikasi dapat diartikan sebagai proses dimana pengirim mengirimkan informasi ke penerima agar penerima tersebut meresponnya.

Dalam suatu perusahaan atau organisasi, Komunikasi yang baik dan efektif sangat diperlukan untuk menyebarluaskan tujuan organisasinya dan menghindari terjadinya ketegangan dan konflik. Komunikasi yang baik akan meningkatkan kinerja Karyawan dan menghasilkan kekompakkan serta Kesinergian Manajemen Puncak dengan Karyawan-karyawannya.

Jenis-jenis Komunikasi

Terdapat berbagai klasifikasi tentang jenis-jenis komunikasi, namun pada dasarnya jenis komunikasi dapat dibedakan menjadi tiga jenis utama berdasarkan bentuk penyampaiannya yaitu komunikasi verbal,  komunikasi non-verbal dan komunikasi tertulis. Berikut ini adalah pembahasan singkat tentang ketiga jenis komunikasi tersebut.

Komunikasi Verbal adalah komunikasi Lisan yang disampaikan melalui kata-kata yang diucapkan seperti pidato, presentasi, diskusi dan dialog tatap muka. Dalam komunikasi Verbal ini, pengirim informasi berbagi pemikirannya dalam bentuk kata-kata. Nada pembicara dan kualitas kata yang digunakan memainkan peranan yang sangat penting dalam komunikasi verbal. Dalam penyampaiannya, pembicara harus menggunakan suara yang keras atau nada yang lebih tinggi dan isi atau konten informasi yang jelas agar si penerima informasi dapat dengan jelas memahami apa yang ingin disampaikan oleh si pengirim informasi sehingga tidak menimbulkan kebingungan dan kesalahpahaman.

Pengirim infomasi atau pembicara juga harus memeriksa kembali apakah pendengar atau penerima informasi tersebut telah mengerti dan memahami konten informasi yang disampaikannya. Oleh karena itu, feedback atau umpan balik dari si penerima informasi juga penting untuk diperhatikan sehingga komunikasi dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Komunikasi Non-Verbal ini meliputi bahasa tubuh (body languange), gerak tubuh (gesture), ekspresi wajah (facial expression) dan bentuk tubuh (posture). Dengan kata lain, si pengirim informasi tidak menggunakan kata-kata dalam menyampaikan sesuatu yang diinginkannya namun dengan menggunakan bahasa tubuh atau ekspresi wajah dan gerak tubuh tertentu untuk mengirimkan informasi yang ingin disampaikannya. Kadang-kadang, bahasa tubuh atau ekspresi wajah atau gerak tubuh tersebut terjadi secara tidak sengaja, contohnya seperti berkeringat saat ketakutan atau pipinya merah saat merasa malu.

Sebagai contoh, pada saat kita ingin menyampaikan suatu pesan ketidaksenangan dalam suatu perintah dari atasan dalam rapat namun kita tidak berani menolaknya dengan kata-kata, biasanya kita akan menampilkan ekspresi wajah yang tidak senang atau mengeleng-gelengkan kepala. Contoh lainnya seperti sakit kepala, kita akan meletakan tangan di kening kita untuk menandakan ketidaknyamanan kepala kita, ini juga merupakan salah satu dari bentuk komunikasi non-verbal.

Komunikasi Tertulis atau written communication adalah proses penyampaian informasi dengan menggunakan berbagai tanda, simbol, gambar dan tipografi. Informasi atau pesan yang ingin disampaikan tersebut dapat dicetak ataupun ditulis dengan tulisan tangan. Komunikasi tertulis ini sangat penting untuk mengkomunikasikan informasi yang rumit seperti Statistik dan data-data penting lainnya yang tidak mudah untuk disampaikan melalui pidato atau dialog.  Komunikasi Tertulis ini memungkinkan informasi dicatat sehingga dapat dijadikan referensi atau rujukan di kemudian hari dan hasil dari komunikasi tertulis ini juga dapat dibahas berulang kali. Ada juga menyebutkan komunikasi tertulis ini sebagai Komunikasi Visual (Visual Communication).

Komunikasi Tertulis atau Written Communication ini harus ringkas dan jelas agar dapat mengkomunikasikannya secara efektif. Laporan tertulis yang bagus dan benar adalah menggunakan tata bahasa yang tepat dan tidak menggunakan kata-kata yang berlebihan atau kata-kata yang tidak berbobot (bertele-tele) sehingga dapat benar-benar menyampaikan informasi yang diperlukan.

Komunikasi

Komunikasi tertulis yang efektif memerlukan pemikiran dan perencanaan yang hati-hati dan matang. Komunikasi tertulis hendaknya terdiri dari informasi yang komprehensif mengenai subyek yang spesifik, jelas, tepat, dan mudah dibaca. Dalam proses komunikasi tertulis, terdapat tiga tahapan yang harus dilalui yaitu perencanaan, penulisan, dan penyuntingan. Selain itu, dalam proses komunikasi tertulis kita juga harus memperhatikan serta menghindari beberapa kesalahan yang mungkin terjadi seperti ketidaktepatan bahasa yang digunakan, menggunakan kata-kata yang terlalu banyak, struktur kalimat yang buruk, dan limpasan informasi.


Di era globalisasi seperti sekarang ini, yang ditandai dengan adanya berbagai teknologi baru, komunikasi tertulis masih dipandang sebagai cara terbaik untuk berkomunikasi dan menerima pesan. Selain itu, komunikasi tertulis juga dipandang lebih konkret dan solid karena kurangnya ruang  bagi terjadinya berbagai kesalahan jika dibandingkan dengan komunikasi verbal. Komunikasi tertulis umumnya diterapkan dalam komunikasi organisasi, komunikasi bisnis, komunikasi bisnis lintas budaya, komunikasi pembelajaran, komunikasi pemasaran, dan lain-lain.

Karena penerapannya di hampir seluruh bidang dan konteks komunikasi, komunikasi tertulis memiliki fungsi seperti fungsi-fungsi komunikasi pada umumnya. Adapun yang termasuk dalam fungsi komunikasi tertulis diantaranya adalah sebagai berikut :

Dalam dunia bsinis, berbagai dokumen bisnis internasional diciptakan untuk menyampaikan seluruh informasi yang dibutuhkan untuk melengkapi jalannya bisinis. Beberapa contoh dokumen yang umum digunakan dalam dunia bisnis adalah pemberitaguan rapat, bahan atau materi pelatihan, catatan atau surat perjanjian kontrak dan lain-lain. Fokus utama beragam dokumen informasi tersebut adalah untuk memastikan pemahaman oleh khalayak melalui penyajian isi yang jelas dan logis. Selain menyampaikan informasi, komunikasi tertulis juga dapat berfungsi sebagai alat untuk saling bertukar informasi antara berbagai pihak yang terlibat tentang jenis-jenis informasi bisnis yang beragam.

Ketika menyusun dokumen hendaknya disesuaikan dengan sikap khalayak seperti yang diharapkan setelah membaca dokumen tersebut. Dokumen yang diciptakan untuk mempengaruhi khalayak meliputi presentasi ide atau gagasan kepada supervisor, konsumen, dan atau pemangku kepentingan lainnya; surat tertulis khususnya untuk mempromosikan barang atau jasa; serta proposal.

Komunikasi tertulis dapat berfungsi untuk memecahkan masalah atau menyediakan sebuah solusi bagi permasalahan tertentu. Dalam dunia bisnis, terkadang manajer atau penyelia menggunakan komunikasi tertulis untuk menyuguhkan instruksi penting kepada bawahan agar menampilkan kinerja yang lebih baik.

Komunikasi tertulis dalam dunia bisnis seringkali digunakan untuk mencari penjelasan dari seseorang mengenai permasalahan tertentu. Hal ini dibutuhkan mengingat dalam sebuah organisasi atau perusahaan bisnis tak jarang terjadi kesalahpahaman antara karyawan dan penyelia sehingga membutuhkan adanya penjelasan dan mengambil langkah-langkah yang tepat.

Komunikasi tertulis dalam dunia bisnis seperti surat dapat membantu membangun dan memelihara hubungan bisnis antara berbagai pihak seperti manufaktur, distributor, konsumen, dan lain-lain.

Komunikasi tertulis seperti surat dan lain-lain sangat berguna sebagai arsip dan referensi terkait dengan transaksi yang telah dilakukan. Dalam bisnis, komunikasi terjadi antara sejumlah besar orang yang tidak mungkin diingat seluruhnya oleh pebisnis. Surat dapat berperan sebagai alat rekam kejadian sebelumnya dan dapat digunakan untuk referensi di masa depan. Selain itu, komunikasi tertulis dalam dunia bisnis seperti surat dapat berfungsi sebagai alat bukti. Sebuah perjanjian tertulis mengikat berbagai pihak yang terlibat dalam perjanjian untuk mematuhi apa yang telah disepakati secara tertulis.

Fungsi komunikasi tertulis lainnya seperti surat adalah untuk membangun dan menjual reputasi yang baik serta keramahtamahan perusahaan atau organisasi. Komunikasi tertulis juga berperan sebagai duta sebuah negara untuk sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuannya adalah membangun itikad baik dalam hubungan antara konsumen dan organisasi atau perusahaan, mengundang konsumen untuk membeli produk dan jasa, dan lain-lain.

Komunikasi tertulis dalam dunia bisnis dapat berfungsi untuk membuat permintaan kepada berbagai pihak. Hal ini kerapkali digunakan manajer dan bawahan untuk meminta yang lainnya agar melakukan rapat, mengeksekusi tindakan, dan lain-lain.

Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis atau written communication adalah salah satu keterampilan yang penting dimiliki dalam dunia kerja. Mungkin, sebagian besar dari kamu masih menganggap enteng keterampilan yang satu ini.

Saat sedang menuliskan email ataupun hal-hal lainnya yang bersifat penulisan kepada rekan kerja atau atasan, keterampilan ini harus dimaksimalkan dengan sebaik mungkin.


Arti Komunikasi Tertulis

Dilansir dari Indeed, komunikasi tertulis atau written communication adalah keterampilan yang diperlukan saat memiliki tujuan untuk menyampaikan maksud secara tertulis.

Berbeda dengan komunikasi pada umumnya yang mengandalkan lisan dan nada, komunikasi tertulis cenderung mengarah pada gaya kepenulisan. Secara sederhana, written communication mengandalkan pada tata bahasa, tanda baca, serta pemilihan kata saat menyampaikan informasi kepada orang lain.

Dalam dunia kerja, keterampilan ini dapat kamu gunakan saat mengirim email kepada atasan, mulai dari email berisi permintaan cuti, permohonan perpanjangan deadline, dan lain-lain. Tidak hanya mengirim email, keterampilan ini juga dimaksimalkan dalam menulis memo, menyusun laporan, dan sebagainya.

Dengan keterampilan komunikasi tertulis, kamu bisa memilih kata yang tepat untuk disampaikan agar dapat dibaca dengan enak oleh orang yang bersangkutan. Seperti keterampilan pada umumnya, written communication juga dapat diasah secara tekun dan baik.

Dalam dunia kerja terdapat beragam bentuk komunikasi tertulis dengan tujuan yang berbeda-beda. Menurut Indeed, berikut adalah beberapa contoh bentuk komunikasi tertulis yang perlu kamu tahu.


Pentingnya Komunikasi Tertulis dalam Bisnis

Tak bisa dimungkiri, kelebihan dari komunikasi tertulis yang bagus kamu dapat menunjukkan sisi profesionalitasmu.

Menurut Career Addict, menulis dengan tata bahasa dan kalimat yang mudah dipahami akan membuatmu terlihat profesional di mata orang lain dalam kantor.

Hal ini tentu sangat penting. Sebab, jika struktur tulisanmu tidak tertata rapi, dipastikan orang kantor melihat profesionalitasmu kurang dalam bekerja.

Selain berbagi informasi melalui lisan, dalam dunia kerja atau bisnis berbagi lewat tulisan juga menjadi hal yang sangat penting di zaman sekarang. Menurut Inc, di era digital yang saat ini sudah mudah mendapatkan informasi, keterampilan komunikasi tertulis sangat penting untuk dikembangkan.

Sebagai contoh, saat ini kamu dapat mengirimkan informasi mengenai produk atau perusahaanmu lewat newsletter kepada pelangganmu. Nah, dari situ, penting untuk menggunakan kata-kata yang tepat supaya pembaca tertarik untuk memakai produkmu.

Intinya, kunci dari komunikasi tertulis adalah menyampaikan informasi secara akurat dan penuh makna.

Salah satu kelebihan jika memiliki kemampuan komunikasi tertulis adalah memberikan kesan pertama yang baik. Kesan pertama dalam dunia kerja penting untuk didapatkan semaksimal mungkin.

Nah, ketika kamu baru masuk kerja, keterampilan komunikasi tertulis sangat penting untuk diterapkan saat hendak mengirim email, membuat memo, dan lain-lain kepada rekan kerja atau atasan.

Dilansir dari Small Business, jika kamu menulis dengan tatanan bahasa yang tidak rapi, orang akan memberikan kesan pertama yang buruk terhadapmu.

Oleh karena itu, penting untuk menguasai komunikasi tertulis terlebih dahulu sebelum benar-benar terjun ke dalam dunia kerja.


Kunci dari Komunikasi Tertulis

Menurut Indeed, dalam dunia profesional, skill komunikasi tertulis yang bagus harus punya lima kunci di bawah ini:

Menulis dengan jelas tanpa basa-basi adalah kunci dalam mempraktikkan skill written communication. Saat menyampaikan informasi kepada pembaca, pastikan kamu menuliskannya dengan jelas agar mudah dipahami. Gunakan kalimat yang enak serta pastikan kalimatmu sudah sesuai dengan tujuan pesan yang ingin disampaikan.

Selain jelas, penting juga untuk menyampaikan maksudmu secara ringkas dan padat. Jangan terlalu bertele-tele sehingga membuat pembaca sulit memahaminya. Sebagai contoh, saat kamu memberikan informasi kepada rekan kerja tentang deadline-mu yang belum selesai, cukup tuliskan dengan ringkas dan padat seperti ini:

“Maaf, untuk pekerjaan tulisan yang satu ini saya rasa deadline-nya akan mundur satu hari karena saat ini sedang ada banyak pekerjaan dari proyek lain”.

Dari contoh di atas, terlihat ringkas bahwa kamu ingin meminta pengunduran deadline serta tidak terlalu bertele-tele. Di sisi lain, kamu juga menyampaikan faktor yang menyebabkan kamu harus melakukan hal tersebut secara padat.

Gaya dalam tulisan juga harus diperhatikan saat mempraktikkan komunikasi tertulis. Dalam dunia profesional, penting untuk mencampurkan gaya bahasa yang formal dengan keramahan yang sopan agar tidak terlihat kaku. Terlepas dari semua itu, gunakan gaya bahasa sesuai tingkatan orang, mulai dari atasan, rekan kerja, hingga HRD.

Kalimat aktif membantu kalimatmu mengalir dengan baik sehingga mudah saat dibaca oleh orang yang bersangkutan. Menurut Indeed, biasanya kalimat pasif lebih sulit dicerna oleh pembaca daripada kalimat aktif. Oleh karena itu, usahakan untuk menghindari kalimat pasif.

Dua unsur ini menjadi fondasi utama dalam menyampaikan informasi melalui tulisan. Perhatikan peletakkan tanda baca seperti koma, titik, tanda seru, tanda tanya, dan lain-lain dengan tepat. Jangan sampai salah penempatan karena bisa berakibat fatal. Sebab, pembaca akan sulit mengartikan tulisanmu jika tata bahasa dan tanda bacanya terlihat tidak rapi.


Cara Meningkatkan Komunikasi Tertulis

Setelah menulis, bacalah semuanya dari awal untuk melakukan pengeditan mengenai tata bahasa, tanda baca, dan lain-lain. Cari tahu apakah ada kalimat yang tidak masuk akal atau sulit dimengerti. Jika ada, segera perbaiki. Idealnya, kamu bisa baca ulang tulisanmu sebanyak dua sampai tiga kali.  Dari sini, kamu akan mengetahui kesalahan tulisanmu di mana dan pelan-pelan akan meningkatkan skill keterampilan tertulis.

Tentukan tujuanmu terlebih dahulu sebelum menuliskan sesuatu. Kamu mungkin memiliki tujuan untuk meminta izin kepada atasan, meminta bantuan kepada rekan kerja, atau tujuan yang lainnya. Itu akan mempermudah kamu dalam menyusun kalimat.

Meskipun hanya mengirim email ringan kepada rekan kerja, pastikan untuk tetap menjaga profesionalitas. Hal ini berguna untuk tetap mempertahankan keterampilan komunikasi tertulis agar semakin berkembang ke depannya.

Sumber: https://glints.com/id/lowongan/komunikasi-tertulis/

Keuntungan dan Kerugian

Komunikasi tertulis merupakan sebuah komunikasi visual yang menggunakan huruf, angka, simbol, gambar ataupun lambang-lambang tulisan lainnya untuk menyampaikan sebuah pesan atau informasi dengan cara menuliskannya pada sebuah kertas yang biasa kita sebut sebagai surat. Kini, komunikasi tertulis bukan hanya kita temui pada surat saja, melainkan pada banyak media lain seperti memo, surat kabar, Short Message Service (SMS), Chat melalui berbagai aplikasi, Email hingga tulisan – tulisan yang dimuat pada website media online.

Komunikasi tertulis diketahui digunakan pertama kali oleh bangsa Babil, Asiria, Sumeria dan bangsa Timur Tengah lainnya sekitar 3000 SM . Tulisan diketahui hanya digunakan oleh tokoh-tokoh pemimpin agama, cendikiawan ataupun orang-orang yang memiliki kekuasaan. Pada awalnya pula, tulisan hanya digunakan untuk menuliskan berbagai peraturan yang dikenal sebagai undang-undang, perintah mengenai suatu hal hingga kepada penyebaran agama. Pada awal penggunaan tulisan sebagai penyebar informasi, tulisan dituliskan diatas lempengan batu dan dianggap memiliki nilai informasi yang lebih tinggi daripada informasi yang disebarkan secara lisan.

Selanjutnya sekitar tahun 300 SM, bangsa Romawi kuno mulai menggunakan kulit binatang maupun daun papyrus sebagai sarana untuk menuliskan kata-kata dan menyampaikan informasi. Pada tahun ini, komunikasi tertulis biasanya hanya akan digunakan ketika sebuah informasi yang akan disampaikan memiliki nilai pesan atau nilai subjek yang sangat besar, banyak serta kompleks. Akibat dari nilai yang kompleks tersebutlah, maka diperlukan sebuah tulisan untuk menjelaskannya secara panjang dengan menggunakan beberapa bagian visualisasi pesan berupa angka, grafik, gambar, data, dan lain sebagainya. Selain itu, komunikasi tertulis juga dipilih ketika :

Meskipun begitu, komunikasi tertulis juga sama seperti jenis komunikasi lain yang didukung oleh beberapa faktor pendukung untuk membuat komunikasi berjalan baik dan terhindar dari Hambatan Komunikasi Tulis. Beberapa faktor pendukung tersebut adalah :

Komunikator merupakan orang yang mengirimkan atau membuat pesan tertulis dengan tujuan untuk memberitahukan maksud atau tujuan yang diharapkannya kepada orang lain.

Komunikan adalah orang yang akan menerima pesan atau informasi yang dikirimkan oleh komunikator. Komunikan juga berperan sebagai orang yang berusaha memahami maksud tulisan komunikator.

Media tulis adalah sebuah media yang digunakan untuk menuliskan pesan atau informasi yang akan disebarkan. Jika dahulu media tulis hanya menggunakan batu, kulit hewan atau daun papyrus, kini media tulisan semakin beragam, misalnya kertas, kulit pohon, kain hingga kanvas. Bahkan dengan kemajuan teknologi, media elektronik seperti handphone ataupun komputer juga dapat menjadi media tulis.

Namanya juga komunikasi tertulis, tentu harus ada pesan ataupun informasi yang menjadi isi dari komunikasi tertulis tersebut.

Media penyebar yang dimaksud disini adalah media ataupun alat yang digunakan untuk menyebarkan informasi tertulis yang dilakukan. Jika dahulu media penyebar ini adalah orang yang diutus untuk mengirimkan surat atau informasi yang ditulis, maka kini media penyebar juga semakin berkembang. Beberapa media penyebar adalah Jasa pengiriman surat (POS), media elektronik seperti handphone ataupun komputer, aplikasi media sosial yang mendukung fitur komunikasi tertulis, website ataupun media online, dan lain sebagainya.

Meskipun kemajuan jaman semakin canggih, komunikasi tertulis tidaklah pernah dapat ditinggalkan. Hal ini terjadi karena Fungsi Komunikasi Tertulis yang dirasa sangat penting didalam komunikasi yang terjadi pada setiap lapisan masyarakat. Selain fungsinya yang sangat penting, komunikasi tertulis juga memiliki beragam keuntungan bagi orang-orang yang menggunakannya. Beberapa keuntungan ataupun dari komunikasi tertulis adalah :


Keuntungan

Keuntungan dari komunikasi tertulis yang pertama adalah setiap komunikasi akan memiliki bentuk, catatan, pertinggal ataupun bukti yang dapat dijadikan sebagai dokumentasi. Bandingkan dengan komunikasi verbal atau Komunikasi Lisan serta beberapa bagian dari Komunikasi Nonverbal yang tidak menggunakan tulisan, tentunya setiap kata atau kalimat yang keluar dan dikomunikasikan tidak memiliki bukti dokumentasi apapun. Keuntungan yang satu ini juga akan membuat komunikasi tertulis menjadi lebih kuat, bermakna dan ketika terjadi sebuah kesalahpahaman, maka bukti dokumentasi berupa percakapan, surat menyurat dan bukti tertulis lainnya dapat dikeluarkan dan dijadikan sebagai bukti petunjuk.

Ketika kita ingin melakukan proses komunikasi menggunakan Macam-macam Media Komunikasi elektronik namun terkendala akibat adanya Hambatan-hambatan Komunikasi misalnya jarak yang jauh atau tidak memungkinkannya melakukan berbagai Metode Komunikasi Dalam Jaringan, maka jalan terbaik adalah menggunakan surat. Dengan kecanggihan jaman sekarang ini, proses pengiriman informasi menggunakan surat sudahlah semakin cepat dan tidak memakan waktu yang lama. Oleh sebab itu, wajar jika kita juga mengatakan bahwa keuntungan komunikasi tertulis adalah untuk mengatasi hambatan pada komunikasi lisan ataupun komunikasi verbal.

Keuntungan yang ketiga adalah komunikasi yang dilakukan akan semakin terstruktur dan terencana, karena biasanya komunikasi tertulis akan dimulai dengan kata pembuka, isi informasi, harapan dan terakhir adalah penutup. Keuntungan ini akan semakin membuat maksud serta tujuan dari pengirim informasi akan semakin jelas serta Proses Komunikasi Efektif karena komunikasi tertulis secara tidak langsung mengajarkan atau memaksa kita untuk mengaplikasikan Cara Berkomunikasi dengan Baik.

Menggunakan komunikasi tertulis juga memberikan penggunanya keuntungan untuk mengontrol pesan tersebut. Mengontrol pesan yang dimaksud adalah apakah pesan tersebut sampai kepada penerima dengan baik serta apakah makna dan maksud dari pesan tersebut dimengerti oleh penerima. Jika penerima kurang mengerti, maka pengirim tinggal mengirimkan kembali penjelasannya tanpa harus mengulang informasi yang tertulis didalamnya.

Keuntungan yang berikutnya adalah bahwa komunikasi tertulis memuat informasi dengan kompleks, berurutan, sambung menyambung dengan informasi diatasnya serta dapat menceritakan maksud dengan sangat detail. Keuntungan yang satu ini, bisa kita lihat pada beberapa Contoh Penggunaan Komunikasi Verbal dalam Bahasa Tertulis seperti

Berikutnya adalah bahwa komunikasi tertulis dapat disebarluaskan dengan sangat mudah, cepat, efisien serta dengan biaya yang sangat murah. Keuntungan yang satu ini biasanya sering digunakan oleh orang – orang yang sedang melakukan pembentukan opini, mengambil dukungan, hingga kepada menjalankan komunikasi bisnis. Ketika komunikasi tertulis  digunakan diberbagai Model Komunikasi Bisnis, maka berbagai jenis strategi bisnis seperti Strategi Marketing Online, Strategi Komunikasi dalam Pemasaran Internasional, Strategi Komunikasi dalam Membangun Brand Image akan memberikan Pengaruh Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan yang sangat besar.

7. Kita Dapat Membaca Ulang Informasi

Keuntungan yang berikut ini adalah keuntungan turunan dari keuntungan komunikasi tertulis yang dapat kita jadikan sebagai dokumentasi. Ketika kita mendokumentasikan komunikasi tertulis, tentu kita juga akan mendapatkan keuntungan lain, yaitu kita dapat membaca ulang setiap informasi yang terdapat didalamnya. Jika ada informasi tertulis yang belum kita pahami, maka sewaktu kita membaca ulang informasi tersebut, kita akan mendapatkan Tingkatan Makna dalam Komunikasi tertulis sehingga kita semakin memahami informasi tersebut.

8. Lebih tegas, jelas dan bermakna

Keuntungan yang kita terima ketika menggunakan komunikasi tertulis, maka informasi yang akan kita sebarkan menjadi lebih bermakna, lebih tegas, serta lebih akurat. Hal ini dapat dibuktikan dengan melakukan perbandingan terhadap komunikasi lisan dengan komunikasi tulisan atau komunikasi tertulis. Jika pada komunikasi lisan sebuah informasi dapat ditambah-tambahi ataupun dikurangi dan diubah karena tidak ada bukti dokumentasi, maka pada komunikasi tertulis, sebuah informasi akan lebih jelas, tegas, akurat serta dapat dipertanggung jawabkan maknanya. Keuntungan yang satu ini pulalah yang membuat Peran Media Massa cetak offline dan online menjadi semakin besar dalam menyebarkan berita.


Kekurangan

Selain memiliki berbagai keuntungan bagi penggunanya, komunikasi tertulis juga tidak terlepas dari berbagai kekurangan. Kekurangan komunikasi tertulis tentunya akan berdampak pada penerima informasi, karena penerima informasi bisa saja tidak mengerti mengenai makna dan maksud dari informasi yang ditulis tersebut. Nah, beberapa kekurangan dari komunikasi tertulis adalah :


Kekurangan yang pertama adalah keterbatasan kata ataupun kalimat yang dapat memberikan visualisasi ekspresi ataupun perasaan dari pengirim informasi. Keterbatasan kata ini pulalah yang mengharuskan seseorang membuat komunikasi tertulis singkat, padat, tapi jelas. Untuk mengatasi kekurangan yang satu ini, biasanya pengirim informasi akan menggunakan simbol-simbool penunjuk ekspresi ataupun perasaan. Selain itu dapat pula menggunakan banyak lembaran kertas, sehingga tidak jarang pula kita akan melihat sebuah informasi ditulis dalam bentuk bagian, misalnya bagian 1, bagian 2, dan seterusnya.

Beberapa kata tentu dapat memiliki arti, konotasi ataupun makna yang berbeda dan memberikan ruang yang dapat mengakibatkan komunikasi tertulis menjadi ambigu, abstrak, rancu, dan lain sebagainya. Kekurangan yang satu ini tentunya dapat diminimalisir dengan cara memperhatikan setiap kata ataupun kalimat yang akan dituliskan, agar tidak menjadi ambigu ataupun rancu didalam memaknainya. Biasanya kekurangan yang satu ini lebih sering didapat pada informasi yang menggunakan bahasa asing ataupun informasi yang harus diterjemahkan terlebih dahulu.

Kekurangan yang berikutnya adalah karena biasanya komunikasi tertulis lebih bersifat formal dan resmi, sehingga pada jaman sekarang ini komunikasi tertulis tidak lagi digunakan untuk percakapan ataupun pertukaran informasi antar pribadi. Kekurangan ini pulalah yang membuat komunikasi tertulis lebih sering digunakan pada Komunikasi Bisnis, Komunikasi Bisnis Lintas Budaya, berbagai Jenis-jenis Komunikasi Kantor seperti perintah, memo dan lain sebagainya.

Komunikasi tertulis juga dapat memberikan bias budaya serta bias Perspektif Fungsional pada Komunikasi Kelompok budaya. Seperti kita ketahui bahwa komunikasi kelompok biasanya terdiri dari pendekatan, pengambilan keputusan, orientasi, groupthink, Brainstorming serta kepemimpinan, sehingga ketika hanya mengandalkan komunikasi tertulis yang digunakan secara tidak cermat akan memberikan Perspektif Komunikasi pada Opini Publik yang berbeda.

Kekurangan lainnya adalah informasi sering kali menjadi salah kaprah atau salah pengertian karena penggunaan kalimat yang memiliki dua makna atau lebih. Misalnya saja dalam menterjemahkan Al-quran ataupun kitab keagaaman lainnya. Jika tidak dilakukan dengan sangat hati-hati, maka informasi yang tertulis pada kitab keagaaman tersebut akan memberikan pengertian yang salah.

Komunikasi tertulis juga menuntut penerima informasi untuk memiliki pemahaman yang baik dan benar mengenai informasi yang dibacanya. Pemahaman yang baik tentunya akan menghindarkan diri dari Gangguan Bahasa dalam Komunikasi tertulis, begitu pula sebaliknya. Ketika pemahaman buruk, maka informasi tertulis tersebut tidak akan dapat dipahami dengan baik.

Kekurangan komunikasi tertulis lainnya adalah membuat pengirim dan penerima informasi tidak dapat bertemu secara langsung, tidak dapat bertatap muka dan bersentuhan. Kekurangan yang satu ini juga berhubungan dengan tidak dapatnya seorang pengirim informasi melihat ekspresi penerima informasi dan penerima informasi juga tidak dapat melihat ekspresi pengirim informasi ketika menuliskan informasi.

Komunikasi tertulis juga memiliki kekurangan dalam hal memberikan penjelasan ketika penerima informasi membutuhkan penjelasan yang lebih rinci. Jalan terbaik untuk mengatasi kekurangan ini adalah penerima harus mengirimkan beberapa pertanyaan terkait dengan penjelasan yang dibutuhkannya kepada pengirim informasi. Tentunya, proses itu akan membutuhkan waktu yang cukup lama.


Sumber: https://pakarkomunikasi.com/keuntungan-dan-kerugian-komunikasi-tertulis

Masih perlu didiskusikan?