SURAT ELEKTRONIK BISNIS

MATA KULIAH ADMINISTRASI BISNIS



HIMAWAN DWIATMODJO, S.H., LL.M.


Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis atau written communication adalah salah satu keterampilan yang penting dimiliki dalam dunia kerja. Mungkin, sebagian besar dari kamu masih menganggap enteng keterampilan yang satu ini.

Saat sedang menuliskan email ataupun hal-hal lainnya yang bersifat penulisan kepada rekan kerja atau atasan, keterampilan ini harus dimaksimalkan dengan sebaik mungkin.


Arti Komunikasi Tertulis

Dilansir dari Indeed, komunikasi tertulis atau written communication adalah keterampilan yang diperlukan saat memiliki tujuan untuk menyampaikan maksud secara tertulis.

Berbeda dengan komunikasi pada umumnya yang mengandalkan lisan dan nada, komunikasi tertulis cenderung mengarah pada gaya kepenulisan. Secara sederhana, written communication mengandalkan pada tata bahasa, tanda baca, serta pemilihan kata saat menyampaikan informasi kepada orang lain.

Dalam dunia kerja, keterampilan ini dapat kamu gunakan saat mengirim email kepada atasan, mulai dari email berisi permintaan cuti, permohonan perpanjangan deadline, dan lain-lain. Tidak hanya mengirim email, keterampilan ini juga dimaksimalkan dalam menulis memo, menyusun laporan, dan sebagainya.

Dengan keterampilan komunikasi tertulis, kamu bisa memilih kata yang tepat untuk disampaikan agar dapat dibaca dengan enak oleh orang yang bersangkutan. Seperti keterampilan pada umumnya, written communication juga dapat diasah secara tekun dan baik.

Dalam dunia kerja terdapat beragam bentuk komunikasi tertulis dengan tujuan yang berbeda-beda. Menurut Indeed, berikut adalah beberapa contoh bentuk komunikasi tertulis yang perlu kamu tahu.


Pentingnya Komunikasi Tertulis dalam Bisnis

Tak bisa dimungkiri, kelebihan dari komunikasi tertulis yang bagus kamu dapat menunjukkan sisi profesionalitasmu.

Menurut Career Addict, menulis dengan tata bahasa dan kalimat yang mudah dipahami akan membuatmu terlihat profesional di mata orang lain dalam kantor.

Hal ini tentu sangat penting. Sebab, jika struktur tulisanmu tidak tertata rapi, dipastikan orang kantor melihat profesionalitasmu kurang dalam bekerja.

Selain berbagi informasi melalui lisan, dalam dunia kerja atau bisnis berbagi lewat tulisan juga menjadi hal yang sangat penting di zaman sekarang. Menurut Inc, di era digital yang saat ini sudah mudah mendapatkan informasi, keterampilan komunikasi tertulis sangat penting untuk dikembangkan.

Sebagai contoh, saat ini kamu dapat mengirimkan informasi mengenai produk atau perusahaanmu lewat newsletter kepada pelangganmu. Nah, dari situ, penting untuk menggunakan kata-kata yang tepat supaya pembaca tertarik untuk memakai produkmu.

Intinya, kunci dari komunikasi tertulis adalah menyampaikan informasi secara akurat dan penuh makna.

Salah satu kelebihan jika memiliki kemampuan komunikasi tertulis adalah memberikan kesan pertama yang baik. Kesan pertama dalam dunia kerja penting untuk didapatkan semaksimal mungkin.

Nah, ketika kamu baru masuk kerja, keterampilan komunikasi tertulis sangat penting untuk diterapkan saat hendak mengirim email, membuat memo, dan lain-lain kepada rekan kerja atau atasan.

Dilansir dari Small Business, jika kamu menulis dengan tatanan bahasa yang tidak rapi, orang akan memberikan kesan pertama yang buruk terhadapmu.

Oleh karena itu, penting untuk menguasai komunikasi tertulis terlebih dahulu sebelum benar-benar terjun ke dalam dunia kerja.


Kunci dari Komunikasi Tertulis

Menurut Indeed, dalam dunia profesional, skill komunikasi tertulis yang bagus harus punya lima kunci di bawah ini:

Menulis dengan jelas tanpa basa-basi adalah kunci dalam mempraktikkan skill written communication. Saat menyampaikan informasi kepada pembaca, pastikan kamu menuliskannya dengan jelas agar mudah dipahami. Gunakan kalimat yang enak serta pastikan kalimatmu sudah sesuai dengan tujuan pesan yang ingin disampaikan.

Selain jelas, penting juga untuk menyampaikan maksudmu secara ringkas dan padat. Jangan terlalu bertele-tele sehingga membuat pembaca sulit memahaminya. Sebagai contoh, saat kamu memberikan informasi kepada rekan kerja tentang deadline-mu yang belum selesai, cukup tuliskan dengan ringkas dan padat seperti ini:

“Maaf, untuk pekerjaan tulisan yang satu ini saya rasa deadline-nya akan mundur satu hari karena saat ini sedang ada banyak pekerjaan dari proyek lain”.

Dari contoh di atas, terlihat ringkas bahwa kamu ingin meminta pengunduran deadline serta tidak terlalu bertele-tele. Di sisi lain, kamu juga menyampaikan faktor yang menyebabkan kamu harus melakukan hal tersebut secara padat.

Gaya dalam tulisan juga harus diperhatikan saat mempraktikkan komunikasi tertulis. Dalam dunia profesional, penting untuk mencampurkan gaya bahasa yang formal dengan keramahan yang sopan agar tidak terlihat kaku. Terlepas dari semua itu, gunakan gaya bahasa sesuai tingkatan orang, mulai dari atasan, rekan kerja, hingga HRD.

Kalimat aktif membantu kalimatmu mengalir dengan baik sehingga mudah saat dibaca oleh orang yang bersangkutan. Menurut Indeed, biasanya kalimat pasif lebih sulit dicerna oleh pembaca daripada kalimat aktif. Oleh karena itu, usahakan untuk menghindari kalimat pasif.

Dua unsur ini menjadi fondasi utama dalam menyampaikan informasi melalui tulisan. Perhatikan peletakkan tanda baca seperti koma, titik, tanda seru, tanda tanya, dan lain-lain dengan tepat. Jangan sampai salah penempatan karena bisa berakibat fatal. Sebab, pembaca akan sulit mengartikan tulisanmu jika tata bahasa dan tanda bacanya terlihat tidak rapi.


Cara Meningkatkan Komunikasi Tertulis

Setelah menulis, bacalah semuanya dari awal untuk melakukan pengeditan mengenai tata bahasa, tanda baca, dan lain-lain. Cari tahu apakah ada kalimat yang tidak masuk akal atau sulit dimengerti. Jika ada, segera perbaiki. Idealnya, kamu bisa baca ulang tulisanmu sebanyak dua sampai tiga kali.  Dari sini, kamu akan mengetahui kesalahan tulisanmu di mana dan pelan-pelan akan meningkatkan skill keterampilan tertulis.

Tentukan tujuanmu terlebih dahulu sebelum menuliskan sesuatu. Kamu mungkin memiliki tujuan untuk meminta izin kepada atasan, meminta bantuan kepada rekan kerja, atau tujuan yang lainnya. Itu akan mempermudah kamu dalam menyusun kalimat.

Meskipun hanya mengirim email ringan kepada rekan kerja, pastikan untuk tetap menjaga profesionalitas. Hal ini berguna untuk tetap mempertahankan keterampilan komunikasi tertulis agar semakin berkembang ke depannya.

Sumber: https://glints.com/id/lowongan/komunikasi-tertulis/

Email vs Surat Bisnis

Pengertian Email Bisnis

Secara garis besar, email bisnis adalah email yang ditujukan untuk kepentingan bisnis. Email bisnis juga berbeda dengan email personal atau pribadi.

Email bisnis merupakan alamat email yang diakhiri dengan domain nama perusahaan, instansi, atau bisnis, setelah simbol ‘@’. Fungsinya adalah sebagai komunikasi internal, integrasi tools penunjang kerja, hingga branding perusahaan.  

Apabila digunakan sebagai strategi marketing kepada pelanggan,  juga bisa menambah kepercayaan mereka. Saat menerima email dari bisnis atau perusahaan, penerima akan langsung bisa melihat nama brand di setiap pesan yang dikirim kepada mereka.

Nah, dengan begitu bisa meningkatkan peluang promosi bagi brand dan meningkatkan kepercayaan pelanggan. Memiliki email bisnis dalam strategi email marketing merupakan hal yang sangat krusial. Jika alamat email kamu tidak mencantumkan nama bisnis, bisa jadi pesan yang kamu kirimkan justru akan ditandai sebagai spam.

Melakukan email marketing tanpa email bisnis akan menjadi sia-sia. Apabila kamu ingin menggunakan email bisnis, maka kamu harus membeli domain dulu dari penyedia layanan hosting seperti Exabytes.


Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis

Setelah memahami pengertian email bisnis, mari kita bahas mengenai perbedaan email bisnis dengan surat bisnis. Perbedaan yang paling terlihat antara keduanya adalah media yang digunakan.

Perbedaan yang paling mencolok di antara keduanya adalah media yang digunakan. Email bisnis menggunakan media elektronik untuk membuat dan mendistribusikannya.

Selain itu juga membutuhkan koneksi internet. Sementara surat bisnis menggunakan media tradisional. Surat bisnis ditulis secara manual dengan tujuan bisnis dan berbentuk print out.

Penulisan pada email bisnis harus memiliki identitas perusahaan yang berbeda dengan yang lainnya. Identitas perusahaan ini terdapat pada belakang simbol ‘@’ setelah nama pemilik email.

Selain itu, email bisnis biasanya ditulis dengan mencantumkan identitas perusahaan pada bagian akhir email. Sedangkan surat bisnis biasanya menggunakan format penulisan seperti surat resmi pada umumnya.

Surat bisnis biasanya menggunakan kop surat atau cap resmi perusahaan.

Perbedaan selanjutnya yaitu terletak pada fungsi keduanya. Sebenarnya, baik email bisnis maupun surat bisnis berfungsi sebagai penunjang bisnis perusahaan ketika digunakan sesuai dengan kebutuhan.

Kegunaan email bisnis biasanya untuk email marketing, pengiriman invoice, mengintegrasikan tools yang digunakan perusahaan, hingga promosi yang membutuhkan jangkauan luas.

Sementara surat bisnis biasanya digunakan untuk kebutuhan pengiriman barang, surat jalan, invoice cetak, surat cetak, dan hal lain yang membutuhkan bukti dalam bentuk cetak.

Email bisnis lebih mudah dan fleksibel untuk digunakan dibandingkan surat bisnis. Terutama di saat semua hal bisa dilakukan secara online. Selain itu, email bisnis juga tidak membutuhkan banyak waktu untuk membuat dan tidak menambah tumpukan sampah kertas.

Surat bisnis lebih cocok digunakan untuk perusahaan-perusahaan konvensional yang sudah lama dikenal.

Perbedaan selanjutnya yaitu bentuk perusahaan yang dijalankan. Sebenarnya, perusahaan apapun bisa menggunakan email bisnis dan surat bisnis.

Namun biasanya email bisnis digunakan untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan terutama bagi perusahaan daring yang baru saja berdiri. 

Selain lebih mudah untuk menjangkau pelanggan, penggunaan email bisnis juga menjadikan perusahaan lebih dipercaya walaupun masih terhitung baru.

Sedangkan penggunaan surat bisnis lebih cocok digunakan untuk bentuk perusahaan yang sudah lama berdiri dan lama dikenal. Perusahaan yang cocok menggunakan surat bisnis yaitu perusahaan yang bergerak dalam bidang ekspedisi terutama antar negara.

Seperti bentuknya yang berbeda, kebutuhan penggunaan email bisnis dan surat bisnis juga berbeda. Setiap perusahaan pasti ingin berkembang setiap harinya.

Dengan memanfaatkan email bisnis, perusahaan dapat lebih engage kepada pelanggan melalui strategi email marketing. Sementara surat bisnis dapat meningkatkan kepercayaan bisnis yang melibatkan proyek besar seperti pengantaran barang yang membutuhkan surat bisnis.

Dalam hal keamanan, email bisnis maupun surat bisnis tetap memiliki kekurangan dan kelebihan. Penggunaan email bisnis bisa rentan terkena hack apabila keamanannya tidak sering diperbarui.

Tapi akan lebih mudah untuk disimpan dan dicari karena sifatnya yang digital. Sementara surat bisnis dapat hilang kapan saja saat di jalan karena bentuknya yang print out. Namun juga lebih aman dari serangan hack karena tidak perlu online. 

Selain ketujuh perbedaan di atas, perbedaan lain antara keduanya yaitu penggunaan email bisnis bersifat berbayar. Untuk dapat mendapatkan email bisnis dengan domain khusus, perusahaan diharuskan berlangganan.

Pada umumnya, harga pemakaian ini berdasarkan kelengkapan fitur yang disediakan, kapasitas penyimpanan, dan mutu layanan. Sedangkan untuk menggunakan surat bisnis tidak perlu berlangganan  karena bersifat cetak.

Manfaat Email Bisnis

Penggunaan domain dengan nama perusahaan dinilai dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dibandingkan penggunaan domain personal seperti Gmail. Email juga akan lebih terlihat profesional sehingga mudah mendapatkan kepercayaan pelanggan.

Email bisnis memiliki sistem keamanan yang lebih baik dibandingkan email personal. Penggunaannya yang berbayar membuat email bisnis lebih terlindung dari berbagai ancaman malware, virus, atau hacker yang ingin mencuri data dari email.

Selain keamanan yang lebih terjaga, email bisnis juga lebih kaya akan fitur. Email bisnis memungkinkan untuk mengirim pesan ke ribuan orang tiap harinya, mengirim pesan ke puluhan orang sekaligus, bahkan melampirkan file yang berukuran cukup besar.

Selain itu juga terdapat fitur shared contact, task calendar, hingga email grouping. Dengan adanya fitur-fitur tersebut, kegiatan perusahaan dapat terbantu dan integrasi lebih mudah serta rapi.

Penggunaan email bisnis yang berbayar ini juga memiliki kapasitas penyimpanan data yang lebih besar dibandingkan email pribadi yang gratis. Semakin besar dana yang kamu bayarkan, maka semakin besar juga data yang bisa kamu kirim atau terima.

Penggunaan email bisnis secara tidak langsung bisa menjadi sarana branding bagi perusahaan. Nama perusahaan akan semakin dikenal oleh banyak orang secara tidak langsung.

Hal ini dilakukan melalui alamat email yang digunakan. Penggunaan domain email dengan nama perusahaan akan menjadikan perusahaan lebih dikenal.

Manfaat lain dari email bisnis adalah kemudahan mengintegrasi data. Selain untuk media promosi atau media komunikasi dengan klien, email bisnis bisa menjadi tempat penyimpanan dokumen surat menyurat yang aman.

Perusahaan bisa  menyimpan data secara aman dan mudah dicari dengan adanya email bisnis. Dengan catatan, pemilik email tidak menghapus data-data yang masuk ke dalam email. 

Ciri-ciri, Tujuan & Manfaat

Sebelum mengirim email bisnis, kamu harus tahu etika apa saja yang harus diperhatikan supaya orang yang menerima dapat membacanya dengan nyaman.

Email menjadi salah satu alat komunikasi tertulis yang sering dipakai dalam bisnis.

Sering kali, kita menggunakannya untuk mengirimkan surat undangan atau hanya sekadar memberitahukan informasi terkini seputar perusahaan.

Meski sudah banyak yang menggunakan email untuk bisnis, tetapi masih saja ada yang belum memahami etika dalam mengirimnya.

Mengutip Indeed, subjek adalah bagian terpenting dalam sebuah email. Pasalnya, subjek jadi salah satu hal yang pertama kali dilihat oleh penerima.

Pada dasarnya, subjek berisi tentang tujuan atau pokok pembahasan yang ingin kamu sampaikan dalam email.

Pastikan subjek yang kamu tulis mempunyai tingkat relevansi yang tinggi dengan isi email.

Jangan sampai, kolom subjek dibiarkan kosong begitu saja. Itu akan membuatmu terlihat tidak profesional.

Usahakan menggunakan kata atau diksi yang mudah dipahami oleh orang saat menuliskan subjek email.

Menurut Business Insider, sebaiknya tulis subjek email dalam enam sampai delapan kata.

Sebagai contoh, kamu bisa menggunakan subjek email seperti ini;

Etika selanjutnya yang harus diperhatikan saat mengirim email bisnis adalah alamat email yang digunakan. Pastikan, kamu memakai alamat email yang profesional. Jangan gunakan alamat email yang namanya tidak ada sangkut-pautnya sama sekali dengan bisnismu. 

Dipetik dari Inc, apabila kamu bekerja pada suatu perusahaan, sebaiknya gunakan alamat email perusahaan. Selain terlihat profesional, menggunakan alamat email perusahaan juga akan meningkatkan tingkat kepercayaan dari penerima.

Jika kamu tidak bekerja dalam suatu perusahaan, sebaiknya gunakan alamat pribadi yang sesuai dengan nama aslimu agar terlihat profesional. Jangan sampai menambahkan unsur-unsur yang aneh dan tidak terlihat profesional, seperti boysdontcry@namaemail.com atau nama-nama aneh lainnya. Kamu bisa menggunakan email profesional seperti;

Supaya mudah dibaca oleh penerima, sebaiknya kamu menggunakan font yang sering dipakai untuk menuliskan email. Jangan sampai kamu berinisiatif untuk menggunakan font yang bagus, tetapi susah dibaca oleh orang lain. Alhasil, si penerima pun tidak dapat mencerna maksud yang kamu sampaikan. Font-font standar yang sering dipakai dalam email dan mudah dibacanya adalah Arial, Calibri, atau Times New Roman.

Hal yang harus diperhatikan dengan saksama saat mengirimkan email bisnis adalah kalimat pembukanya. Etika yang baik saat mengirim bisnis adalah menggunakan sapaan atau salam yang terdengar profesional di awal paragraf. Nah, mengutip Inc, jangan sampai kamu gunakan salam yang sering dipakai dalam sehari-hari seperti “Hi” atau “Yo”.

Sebaiknya, gunakan kata salam yang terlihat profesional seperti;

Pada praktiknya, memperkenalkan diri dan bercerita mengenai latar belakang pengiriman adalah hal utama sebelum mengirimkan email bisnis. Pola ini telah dipraktikkan oleh pelaku bisnis di negara-negara maju seperti Amerika Serikat dan China. Tanpa melupakan budaya negara-negara maju yang tak berbicara basa-basi, membuka email bisnis dengan cara di atas bisa digunakan. Dengan cara ini pula, relasi kamu jadi tahu dengan siapa ia akan berbicara atau berhubungan.

Contoh kalimat pengantar email di antaranya sebagai berikut;

Mengutip dari HubSpot, walaupun kamu sudah sering mengirim email, tidak ada yang bisa memastikan kamu tidak membuat kesalahan dalam tata bahasa.

Untuk email bisnis dan profesional terutama, penting untuk memperhatikan tata bahasa dan penggunaan kalimat yang sesuai dengan peraturan, jika di Indonesia harus sesuai dengan KBBI.

Jika menulis dalam bahasa Inggris, pastikan bahwa grammar sudah benar. Kalau ingin lebih jelas, bisa juga menggunakan aplikasi untuk membantu seperti Grammarly.

Saat mengirim email yang disertai dengan lampiran, kalimat sederhana yang menyebutkan dokumen apa yang kamu lampirkan akan sangat membantu.

Salah satu etika terkait lampiran dalam email selain harus menyebutkannya yaitu dengan tidak melampirkan file dalam ukuran terlalu besar.

Cara yang paling baik adalah dengan memberikan link Dropbox atau Google Drive yang bisa diakses oleh semua penerima email. Sebagai contoh;

Pada dasarnya, email dan surat bisnis biasanya berisi tiga bagian, yaitu kalimat pembuka, isi, serta kalimat penutup. Nah, agar mudah dibaca oleh penerima, sebaiknya susun bagian email dengan jelas berdasarkan tiga bagian tersebut. Misalnya, pada paragraf pertama kamu menulis kalimat pembuka yang berisi perkenalan diri serta maksud dan tujuan mengirim email.

Lalu, paragraf selanjutnya berisi pokok pembahasan yang ingin disampaikan dalam email. Di paragraf terakhir, tuliskan ucapan terima kasih karena telah meluangkan waktunya untuk membaca email tersebut. Kemudian, sertakan juga kontak yang bisa dihubungi untuk follow up mengenai emailmu.

Setelah semuanya sudah ditulis dan disusun dengan rapi, jangan lupa untuk membaca ulang emailmu. Etika ini penting diperhatikan sebelum mengirim email bisnis untuk mengurangi kesalahan demi kesalahan dalam penulisan email, baik tanda baca atau typo. Ketika ada yang salah, segera perbaiki sebelum menekan tombol kirim.

Triple-check mungkin terdengar berlebihan, tapi hal ini merupakan salah satu etika dasar untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam pengiriman email.

Kamu harus memastikan penerima email sudah benar dengan memperhatikan nama setiap penerima. Selain itu, hal ini juga berguna untuk menulis salam pembuka yang tepat.

Memendekkan atau menyembunyikan URL adalah etika saat mengirim email bisnis lainnya yang perlu kamu perhatikan. Hal ini untuk menjaga pesan yang kamu tulis di email tetap singkat dan padat. Kamu bisa menggunakan tools di internet yang dapat mempersingkat URL dari berbagai website. Kamu juga bisa menggunakan fitur hyperlink untuk menempatkan URL di kata yang ada dalam pesan emailmu.

Sebisa mungkin minimalisir atau hindari penggunaan emoji dalam emailmu. Hal tersebut akan membuat pesanmu tidak terlihat profesional. Jika ingin membuat emailmu terlihat ramah, kamu bisa menggunakan frasa seperti;

Hanya gunakan emoji ketika berkomunikasi dengan rekan kerja atau saat membuat newsletter. Meski begitu dalam konteks newsletter, sesuaikan dengan brand image-mu.

Selalu kirim email di waktu kerja. Hal ini adalah salah satu etika mengirim email bisnis yang paling mendasar. Jika kamu menulis email di luar jam kerja, pastikan untuk menjadwalkan pengirimannya di esok hari kerja.

Apabila kamu menerima email yang membuatmu cemas atau marah, pastikan untuk meredakan emosimu terlebih dahulu. Jangan langsung membalas email terlebih saat sedang emosi karena hal tersebut dapat membuatmu menulis pesan yang mungkin akan kamu sesali di lain waktu. Ambil waktu sebentar untuk memproses emosimu. Dengan begitu, kamu bisa membuat email yang objektif dan baik.

Etika lainnya saat mengirim email bisnis adalah dengan tidak terlalu lama membalasnya. Cobalah untuk menyortir email yang masuk sesuai prioritas. Sehingga, kamu bisa tahu email mana yang harus direspons dengan cepat.

Itu dia etika yang harus diperhatikan sebelum mengirim email bisnis supaya terlihat profesional di mata orang lain.

Selain etika-etika di atas, masih ada beberapa hal yang perlu kamu ketahui mengenai email bisnis, seperti cara menulis subjek dengan benar dan bagaimana cara menyusun kalimat di email dengan rapi.


Sumber: https://glints.com/id/lowongan/etika-mengirim-email-bisnis/

Membuat Signature di Gmail

Cara pertama untuk membuat signature di Gmail tentu saja adalah dengan membuka emailmu.

Kamu bisa login  ke akun pribadi atau kantor, tergantung mana yang ingin dibuatkan signature.

Klik ikon “Settings”, lalu pilih “Settings” kembali di atas “Theme” .

Di bagian “General”, scroll sampai ke bawah dan bertemu bagian “Signature”.

Cara selanjutnya adalah klik ikon “+ Create New”, lalu tuliskan apa yang ingin dijadikan signature di Gmail.

Kamu bisa memilih font apa yang ingin digunakan, seberapa besar, dan juga memasukkan logo serta link.

Signature yang sudah dibuat di Gmail ternyata bisa dipergunakan untuk dua kesempatan yang berbeda. 

Satu untuk mengirimkan email, satu lagi untuk membalas atau forward email.

Jika ingin membuat signature yang berbeda, ikuti kembali cara di atas.

Untuk mengetahui apakah kamu berhasil mengikuti cara membuat signature dengan baik, coba kirim email ke dirimu sendiri di akun Gmail.

Dengan begitu, kamu bisa menyesuaikan signature jika ada kesalahan minor seperti logo terlalu besar, font yang digunakan kurang pas, dan lainnya.


Apa Saja yang Perlu Dicantumkan?

Setelah mengetahui cara membuat signature di Gmail, kamu juga wajib mengetahui apa saja yang perlu dicantumkan. 

Hal pertama yang harus kamu cantumkan di signature email tentu saja adalah nama. Tuliskan nama lengkapmu, ya.  Jika menuliskan nama panggilan, penerima email akan menganggap kamu kurang profesional. Sebelum menuliskan nama, kamu juga bisa menambahkan kata sapaan seperti:

Dengan begitu, jika kamu lupa menuliskannya di body email, penerima akan tetap mendapatkan salam secara otomatis. Detail minor tersebut dapat membuatmu terlihat lebih profesional dan menghargai orang yang mendapatkan email tersebut.

Setelah nama, tuliskan juga jabatanmu di perusahaan serta divisinya. Jika kamu adalah seorang content writer, kamu bisa menulis signature jabatan seperti ini:

Nama lengkap

Content Writer (Marketing)

Lalu, bagaimana jika kamu masih berada di bangku kuliah? Alih-alih menulis jabatan, kamu bisa mencantumkan nama jurusan dan kampus tempatmu kuliah. Sebagai contoh:

Nama lengkap

Sains Komunikasi, Universitas Saintek Muhammadiyah

Bagaimana cara membuat signature di Gmail jika kamu mengirim email untuk mewakili perusahaan?

Kamu bisa memasukkan keterangan perusahaan, mulai dari logo, nomor telepon untuk menghubungi costumer service di kantor, dan juga alamat kantor.

Nomor telepon juga penting untuk dicantumkan di dalam signature Gmail. Kamu bisa memasukkan nomor telepon khusus untuk bisnis dan pekerjaan lainnya, atau mungkin nomor telepon kantor jika memang email yang dikirim mewakili nama kantor.

Jangan pernah memasukkan nomor telepon pribadi, ya. Selain tidak profesional, menyebarkan nomor pribadi juga bisa berbahaya untuk privasimu sendiri.

Nah, hal terakhir yang bisa dicantumkan adalah link yang relevan. Apa saja link yang relevan? Mungkin link profil LinkedIn-mu, portofolio online yang dimiliki, atau bahkan blog pribadi yang menurutmu pantas dilihat banyak orang. Pencantuman link di signature email ini bersifat opsional. Jika ingin, kamu bisa memasukannya untuk mempermudah penerima email mengakses serangkaian link tersebut. Tidak mencantumkannya pun tidak apa-apa.

Cara membuat signature gmail by youtube

Contoh Surel

Ada beberapa alasan mengapa email bisnis penting. Berikut penjelasannya.

Manfaat email bisnis yang pertama adalah dapat memisahkan urusan pribadi dan urusan perusahaan. Kamu juga bisa membedakan dengan mudah segala informasi yang berhubungan dengan bisnismu.

Selain itu, dengan menggunakan email bisnis akan meminimalisir kemungkinan tertukarnya pengiriman pesan saat kamu ingin memberikan informasi kepada supplier, pelanggan, karyawan maupun rekan bisnis.

Ketika memiliki email bisnis yang menggunakan domain bisnis, hal tersebut bisa membantu meningkatkan kepercayaan pelanggan dan kamu akan terlihat lebih profesional. Memiliki email bisnis juga memungkinkan kamu terhubung dengan email, situs web bisnismu yang bisa membantu untuk mendapatkan kepercayaan pelanggan maupun calon pelanggan.

Setelah mendapatkan kepercayaan dari mereka, selanjutnya email bisnis bisa dimanfaatkan sebagai alat pemasaran yang mengarahkan traffic pada website. Hal ini dikarenakan email bisnis memakai email domain, sehingga pelanggan dapat langsung mengunjungi website pada domain tersebut.

Manfaat email bisnis lainnya adalah sebagai sarana komunikasi perusahaan, tentunya untuk kepentingan bisnis. Komunikasi melalui email bisnis bisa digunakan dengan pelanggan, client, atau partner dalam berbisnis.

Sebagai sarana berkomunikasi bisnis, email bisnis juga lebih praktis dan efisien. Apalagi saat ini sudah banyak orang menggunakan email.


Hal yang perlu diperhatikan

Nah, sebelum mengirimkan email bisnis, kamu juga perlu memperhatikan beberapa hal supaya orang yang menerima email bisnismu bisa menerima dan membaca email dengan nyaman. Hal-hal tersebut di antaranya:

Hal pertama yang harus diperhatikan dalam mengirimkan email bisnis adalah menentukan nama email untuk bisnis. Penentuan nama email ini penting karena berhubungan dengan branding, sehingga dalam penentuan nama usahakan memilihnya dengan tepat dan tidak sembarangan ya, Sob.

Agar tidak bingung memilih nama email untuk bisnis, berikut adalah beberapa contoh yang bisa kamu jadikan referensi:

Memakai divisi ataupun department perusahaan

Pastinya setiap bisnis memiliki divisi atau department masing-masing, agar tidak membingungkan pemilik bisnis juga bisa memisahkan email berdasarkan department atau divisinya. Contoh:

Menggunakan nama karyawan tersebut

Cara memilih nama email berikutnya adalah menggunakan nama karyawan. Perlu diingat memakai nama pribadi email ini hanya digunakan untuk urusan pekerjaan serta tidak diperkenankan untuk digunakan dalam urusan pribadi, ya.

Menggunakan kata sapaan

Memberikan nama email juga bisa menggunakan kata sapaan. Contohnya seperti, halo@jagoanhosting.com, hello@jagoanhosting.com, dan sebagainya.

Memakai kata-kata bebas

Cara terakhir adalah menggunakan kata-kata bebas yang bisa kamu gunakan sesuai dengan kebutuhan. Membuat nama email tidak dibatasi selama tidak menggunakan kata-kata terlarang.

Namun tentunya email bisnis sebaiknya mencerminkan perusahaan tersebut. Jadi, hindari memakai kata-kata yang dilarang agar email bisnis kamu terlihat profesional dan memiliki image yang baik pula.

Subjek email merupakan bagian terpenting pada email. Alasannya, subjek email adalah hal yang pertama kali dilihat oleh penerima email. Maka dari itu, pastikan subjek email berisi pesan penting atau pokok bahasan yang ingin kamu sampaikan.

Kolom subjek ini tidak boleh kosong ya Sob, karena berhubungan dengan profesionalitas. Gunakan subjek menggunakan kata atau diksi yang mudah dipahami dan membuat orang tertarik untuk membuka email bisnis yang telah kamu kirimkan.

Hal yang harus diperhatikan dalam mengirimkan email bisnis adalah salam dan kata sapaan. Jika berdasarkan etika yang benar, dalam mengirimkan email bisnis kamu bisa menggunakan sapaan atau salam profesional pada paragraf awal.

Jangan menggunakan kata-kata sapaan informal atau dipakai dalam kehidupan sehari-hari. Sebaliknya, gunakan kata sapaan yang lebih profesional seperti “Dear Mr atau Mrs” atau “Hello Mr atau Mrs” atau bisa menggunakan sapaan dengan ucapan selamat pagi/siang/sore dan sebagainya.

Selain menggunakan kata sapaan dan salam pada paragraf awal, kamu juga perlu memperkenalkan diri secara singkat dan tidak bertele-tele.

Memperkenalkan diri juga menjadi bagian penting dalam mengirimkan email bisnis. Tujuannya adalah mengetahui siapa pengirim, dari perusahaan mana, dan juga tujuan dalam mengirimkan email bisnis. Hal ini bisa menjadi kesan pertama yang profesional bagi penerima email, lho!

Pada paragraf berikutnya, jelaskan maksud dan tujuan pengiriman email kepada penerima email. Usahakan penjelasan tidak bertele-tele, sehingga penerima email dapat memahami pesan dengan cepat dan tepat.

Setelah itu, jangan lupa sampaikan rasa terimakasih karena penerima email sudah menyempatkan waktu untuk membuka dan membaca email kamu.

Setelah semua susunan email sudah tersusun dengan baik, jangan lupa untuk membaca ulang sebelum mengirimkannya kepada penerima email.

Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan yang memiliki dampak kecil hingga menjadi kesalahan fatal. Meski hanya kesalahan tanda baca, kesalahan penulisan, atau penulisan penerima, usahakan melakukan pengecekkan ulang. Sehingga, jika terjadi kesalahan bisa segera diperbaiki sebelum dikirimkan.


Contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik

Berikut Jagoan Hosting berikan beberapa contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik untuk jadi referensimu.

Contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik adalah salah satunya email undangan meeting. Menulis email undangan meeting sebaiknya menyebutkan keperluan meeting tersebut. Misalnya, “Pembahasan lebih lanjut tentang proyek yang akan berjalan bulan depan.”

Selanjutnya, tuliskan dimana dan kapan meeting akan diadakan. Setelah itu kamu bisa mengirimkan kepada pihak yang akan diajak meeting. Berikut contohnya: 

Subject : Undangan Meeting Proyek bulan depan 

Isi Email:

Kepada Tim Marketing PT Jagoan Hosting Indonesia, 

Seperti telah disebutkan pada email sebelumnya mengenai proyek yang akan berjalan di bulan depan, kami mengundang Anda perwakilan dari PT Jagoan Hosting untuk menghadiri meeting yang akan membahas tentang proyek bulan depan. Adapun jadwal meeting adalah sebagai berikut:

Tempat : Restoran Ayam Bakar

Waktu : 11.00 – 12.30 WIB

Dress Code : Rapi

Demikian undangan yang kami berikan. Untuk pertanyaan lebih lanjut silahkan meneruskan email ini.

Best Regard,

[Nama Pengirim Email] 

[Jabatan Pengirim Email]

Contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik berikutnya adalah contoh email penawaran kerjasama. Email penawaran kerjasama merupakan salah satu contoh email marketing.

Untuk penulisan email ini bisa menuliskan ‘Penawaran kerjasama’ pada bagian subjek. Kemudian, jangan melewatkan untuk mengisi penerima email yang ditawarkan kerjasama.

Kemudian dilanjutkan untuk isi email, bisa menuliskan perusahaan dan juga jenis usaha yang dimiliki, dan langsung menyampaikan tentang poin kerjasama. Contoh:

Subject : Penawaran Perjanjian Kerjasama

Isi Email:

Kepada PT Jagoan Hosting Indonesia, 

Kami PT Branding Maju merupakan perusahaan yang berdedikasi dan memberikan pelayanan jasa desain grafis, desain iklan dan masih banyak lagi. Melalui email ini, kami menawarkan proposal kerjasama kepada perusahaan Jagoan Hosting Indonesia untuk melakukan manajemen pada semua pekerjaan terkait promosi. Adapun proposal perancangan dan portofolio kami telah kami lampirkan dalam email ini sebagai pertimbangan. 

Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. 

Best Regard,

[Nama Pengirim] 

[Jabatan Pengirim] 

Pada email untuk kelanjutan perjanjian kerjasama kamu bisa menuliskan perusahaan penerima kerjasama.

Kemudian, dilanjutkan pada isi email tentang kerjasama, juga nilai-nilai kerjasama, serta ketentuan kerjasama. Selanjutnya, pada bagian penutup jangan lupa mengucapkan terimakasih kepada penerima email telah meluangkan waktu untuk membuka dan membaca email tersebut.

Email yang digunakan untuk menerima kerjasama cukup dituliskan pada subjek ‘Update penerimaan kerjasama’, kemudian dilanjutkan dengan alasan menerima kerjasama pada body email. Berikut adalah contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik dalam penerimaan kerjasama:

Subjek: Update Penerimaan Kerjasama

Isi Email:

Kepada PT Jagoan Hosting Indonesia, 

Setelah membaca keseluruhan proposal dan portofolio yang Anda sampaikan, bersama email ini kami sampaikan bahwa kami tertarik untuk menjalin kerja sama lebih lanjut dengan PT Jagoan Hosting Indonesia. Pembahasan mengenai isi dan nilai kerja sama dan penyusunan kontrak kerja sama akan dilakukan pada meeting berikutnya yang akan dikirimkan setelah ini. 

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih, semoga kerjasama ini dapat berjalan dengan baik. 

Best Regard,

[Nama pengirim email]

[Jabatan pengirim email]

Mengirimkan email pembatalan kontrak dapat diawali dengan menuliskan subject email ‘Pembatalan kontrak’ kemudian berikan alasan pembatalan kontrak pada isi email. Berikut adalah contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik dalam hal pembatalan kontrak. 

Subject : Pembatalan Kontrak

Isi Email:

Kepada PT Jagoan Hosting Indonesia

Bersama dengan email ini, kami memberitahukan bahwa kontrak kerjasama antara PT Maju Jaya dan Jagoan Hosting Indonesia yang akan dilakukan telah kami batalkan karena alasan tertentu. Anda bisa memotong denda yang harus kami bayar dari uang muka yang telah kami serahkan. Untuk kelanjutan uang muka yang lain, akuntan kami akan menghubungi Anda lebih lanjut. 

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih, semoga kerjasama ini dapat berjalan dengan baik. 

Best Regard,

[Nama pengirim email]

[Jabatan pengirim email]

Contoh email untuk menolak kerjasama juga bisa dijelaskan dengan alasan melakukan penolakan tersebut.

Namun, jangan lupa menambahkan pada paragraf akhir email harapan untuk bekerjasama di masa mendatang, dan ucapkan terimakasih atas penawaran yang diberikan. Berikut adalah contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik dalam hal penolakan kerjasama.

Subject : Update Keputusan kerjasama

Isi Email:

Kepada PT Jagoan Hosting Indonesia

Bersama dengan email ini, kami memberitahukan bahwa penawaran kerjasama yang dikirimkan oleh PT Jagoan Hosting Indonesia, kami memutuskan untuk tidak bekerjasama pada penawaran tersebut karena alasan tertentu. 

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih, semoga kerjasama ini dapat berjalan dengan baik. 

Best Regard,

[Nama pengirim email]

[Jabatan pengirim email]


Sumber : https://www.jagoanhosting.com/blog/contoh-email-untuk-kepentingan-bisnis-yang-terbaik/

Membuatnya

Cara Membuat Proposal Kegiatan

Judul adalah suatu format pertama yang harus kamu cantumkan terlebih dahulu. Judul merupakan pemberi penjelasan pertama mengenai tujuan dibuatnya proposal.

Pada Halaman judul berisikan nama atau judul dari kegiatan proposal yang ingin diusulkan. Contohnya “Gelar Seni dan Budaya Mahasiswa Universitas Saintek Muhammadiyah dalam Rangka Acara Peringatan Hari Pahlawan”.

Setelah dibuatnya halaman judul yang terletak paling depan, selanjutnya membuat halaman khusus untuk latar belakang dibentuknya proposal.
Anda bisa menuliskan alasan-alasan mengapa anda mengadakan kegiatan tersebut. Anda harus menuliskan latar belakang yang jelas dengan menyebutkan faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi latar belakang kegiatan tersebut. Kemudian momen-momen apa yang membuat terlaksanaya acara kegiatan tersebut. Selengkapnya, kamu bisa lihat contoh latar belakang yang bisa kamu gunakan di proposal kamu.

Untuk deskripsi tujuan bisa digabungkan satu halaman dengan latar belakang proposal. Bertujuan agar nantinya proposal tersebut terlihat lebih berisi.
Jelaskan deskripsi tujuan kegiatan secara urut dan terstruktur dengan rapi. Dimulai dari yang paling penting yang menjadi tujuan utama rencana kegiatan proposal tersebut.

Kegiatan proposal ini berisi kegiatan pokok yang akan dilaksanakan, biasanya dilampiri dengan jadwal kegiatan secara lengkap.

Mendeskripsikan seperti apa rangkaian acara kegiatan yang akan diadakan. Contohnya: Acara lomba puisi, Lomba tari, Lomba modern dance, dan lain sebagainya.
Rangkaian kegiatan ini merupakan struktur acara yang paling penting karena inilah puncak dari terlaksananya proposal yang dibentuk.

Peserta merupakan siapa saja yang nantinya dapat mengikuti kegiatan atau acara proposal ini.
Seperti misalnya acara pentas seni Mahasiswa Universitas Saintek Muhammadiyah, maka para pesertanya diikuti oleh para Mahasiswa Universitas Saintek Muhammadiyah  dapat mengikutinya.
Peserta bisa dibatasi dan bisa juga di buka secara umum, tergantung dari kesepakatan.

Memberikan penjelasan siapa saja yang ikut menyelenggarakan kegiatan tersebut. Biasanya yang menjadi penyelenggara adalah suatu organisasi atau himpunan kelompok.

Tempat dan kegiatan mendeskripsikan dimana akan dilaksanakan acara kegiatan tersebut.
Data ini sangatlah penting dan tidak boleh rancu, harus dengan kepastian. Oleh karena itu perlu dilakukan kesepakatan terlebih dahulu.

Mendeskripsikan susunan dari acara kegiatan yang akan dibuat mulai dari awal pembukaan acara hingga selesainya acara tersebut.

Mendeskripsikan susunan kepanitiaan yang sudah ditentukan sebelum dibentuknya proposal. oleh karena itu susunan kepanitiaan ini harus ditentukan sebelum rencana dibentuknya proposal agar memudahkan nantinya.

Mendeskripsikan rincian masukan, pengeluaran, dan keperluan-keperluan dana yang digunakan untuk acara kegiatan.

Bagian penutup diisi dengan kalimat menyatakan harapan agar nantinya semua pihak bisa ikut berpartisipasi untuk terlaksananya kegiatan proposal yang direncanakan ini.
Di tanda tangani oleh ketua panitia dan mengetahui penanggung jawab kegiatan acara proposal.

Contoh Proposal

Masih perlu didiskusikan?