SEKILAS ADMINISTRASI PERKANTORAN DIGITAL
HIMAWAN DWIATMODJO, S.H., LL.M.
Pengantar
بسم الله الرحمن الرحيم
Administrasi perkantoran yang menggunakan teknologi digital seperti komputer, internet, dan perangkat lunak kantor elektronik untuk mengatur dan mengelola data, informasi, dan dokumen perusahaan. Administrasi perkantoran digital memungkinkan staf untuk bekerja secara efisien dan efektif, menyimpan dan mengakses informasi dengan mudah, dan mempermudah kolaborasi antar staf. Ini juga membantu mengurangi risiko kehilangan informasi dan membuat proses bisnis lebih transparan.
Kelebihan
Berikut adalah beberapa kelebihan dari administrasi perkantoran digital:
Efisiensi: Administrasi perkantoran digital memungkinkan staf untuk bekerja secara efisien dan cepat karena mereka dapat mengakses informasi dan mengelola dokumen dengan mudah.
Aksesibilitas: Informasi dan dokumen dapat diakses dari mana saja dan kapan saja, asalkan ada koneksi internet yang stabil.
Kolaborasi: Staf dapat bekerja sama dengan mudah dan efektif karena mereka dapat berbagi informasi dan dokumen dengan satu sama lain secara real-time.
Keamanan: Informasi dan dokumen dapat disimpan dengan aman dan terlindung dari kerusakan atau kehilangan.
Transparansi: Administrasi perkantoran digital membuat proses bisnis lebih transparan dan mudah dilacak.
Berkurangnya biaya: Menggunakan teknologi digital dapat membantu mengurangi biaya karena tidak perlu mencetak dan menyimpan dokumen secara fisik.
Peningkatan produktivitas: Staf dapat bekerja lebih cepat dan efisien karena mereka dapat mengakses informasi dan mengelola dokumen dengan mudah.
Secara keseluruhan, administrasi perkantoran digital membantu perusahaan untuk bekerja lebih efisien, efektif, dan produktif, sehingga mempercepat pertumbuhan bisnis dan meningkatkan keuntungan.
Kekurangan
Berikut adalah beberapa kekurangan dari administrasi perkantoran digital:
Ketergantungan pada teknologi: Dependensi pada teknologi dan perangkat lunak dapat membuat sistem menjadi sangat rentan terhadap masalah teknis dan gangguan.
Keamanan: Informasi dan dokumen digital dapat dicuri atau hilang jika tidak dilindungi dengan benar, seperti melalui serangan hacker atau virus.
Kurva belajar yang terjal: Staf mungkin membutuhkan waktu untuk memahami dan menggunakan perangkat lunak baru, yang dapat menyebabkan produktivitas sementara menurun.
Biaya pemeliharaan: Pemeliharaan dan peningkatan sistem administrasi perkantoran digital dapat mahal dan membutuhkan waktu dan sumber daya yang signifikan.
Keterbatasan pencetakan: Beberapa perangkat lunak administrasi perkantoran digital mungkin memiliki keterbatasan dalam mencetak dokumen, seperti format yang tidak sesuai atau warna yang tidak tepat.
Keterbatasan dalam menangani volume data besar: Sistem administrasi perkantoran digital mungkin mengalami masalah dalam menangani volume data besar, seperti lambatnya akses dan perlahan dalam memproses informasi.
Kerusakan data: Dalam beberapa kasus, data dapat hilang atau rusak karena kerusakan perangkat lunak atau hardware, dan sulit untuk memulihkannya.
Meskipun ada beberapa kekurangan, administrasi perkantoran digital masih menjadi pilihan yang populer dan banyak digunakan oleh banyak perusahaan karena kelebihan dan keuntungan yang ditawarkannya. Namun, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan kekurangan ini dan memastikan bahwa sistem mereka dilindungi dengan benar untuk mencegah masalah teknis dan keamanan.
Penerapannya Di Sekolah
Berikut adalah beberapa cara dalam melakukan penerapan administrasi perkantoran digital di sekolah:
Manajemen Siswa: Sistem administrasi perkantoran digital dapat membantu dalam mengelola informasi siswa, seperti riwayat akademis, nilai, dan catatan absensi.
Manajemen Pegawai/ Guru: Sistem ini juga dapat membantu dalam mengelola informasi pegawai/ guru, seperti jadwal mengajar, evaluasi, dan absensi.
Manajemen Keuangan: Sistem administrasi perkantoran digital dapat membantu dalam mengelola informasi keuangan sekolah, seperti pembayaran iuran, pengeluaran, dan laporan keuangan.
Penjadwalan: Sistem ini dapat membantu dalam menentukan jadwal sekolah dan memastikan bahwa jadwal tidak bentrok.
Manajemen Bibliotek: Sistem administrasi perkantoran digital dapat membantu dalam mengelola perpustakaan sekolah, seperti pemesanan buku, pengembalian buku, dan laporan stok buku.
Komunikasi: Sistem ini juga dapat membantu dalam memfasilitasi komunikasi antara sekolah, siswa, dan orang tua melalui platform online seperti email atau portal sekolah.
Evaluasi: Sistem administrasi perkantoran digital dapat membantu dalam melakukan evaluasi sekolah, seperti evaluasi siswa, guru, dan program sekolah.
Implementasi sistem administrasi perkantoran digital di sekolah dapat membuat proses administrasi lebih efisien, akurat, dan mudah diakses. Ini juga dapat membantu dalam memastikan bahwa sekolah memenuhi standar akuntabilitas dan transparansi yang ditetapkan. Namun, penting untuk memastikan bahwa sistem ini diimplementasikan dengan benar dan dilindungi dengan baik untuk mencegah masalah teknis dan keamanan.
Manajemen Sekolah Dengan G-Sites
Google Sites dapat digunakan sebagai alat manajemen sekolah yang efektif. Berikut adalah beberapa cara menggunakan Google Sites sebagai alat manajemen sekolah:
Situs web sekolah: Anda dapat menggunakan Google Sites untuk membuat situs web sekolah yang berisi informasi tentang sekolah, fakultas, program, acara, dan kegiatan. Situs web ini dapat digunakan oleh siswa, orang tua, staf, dan masyarakat untuk mendapatkan informasi tentang sekolah.
Kalender acara sekolah: Anda dapat menggunakan Google Calendar untuk membuat kalender acara sekolah dan menambahkannya ke situs web sekolah. Ini dapat membantu siswa, orang tua, dan staf untuk mengetahui jadwal acara, rapat, dan kegiatan yang akan datang.
Berbagi file dan dokumen: Anda dapat menggunakan Google Drive untuk berbagi file dan dokumen dengan staf, siswa, dan orang tua. Ini dapat membantu dalam pengarsipan dokumen sekolah seperti rencana pembelajaran, laporan keuangan, dan sebagainya.
Menyediakan umpan balik: Anda dapat menggunakan Google Forms untuk mengumpulkan umpan balik dari staf, siswa, dan orang tua tentang berbagai aspek sekolah. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk membuat perbaikan yang diperlukan atau meningkatkan layanan yang ada.
Mengatur pengumuman: Anda dapat menggunakan Google Sites untuk mengatur halaman pengumuman untuk staf, siswa, dan orang tua. Halaman ini dapat berisi informasi terbaru tentang kegiatan sekolah, pengumuman penting, dan informasi lainnya yang relevan.
Menyediakan daftar kontak: Anda dapat menggunakan Google Sites untuk membuat daftar kontak fakultas, staf, dan staf sekolah lainnya. Ini dapat membantu siswa, orang tua, dan staf untuk menghubungi anggota sekolah yang mereka butuhkan.
Itulah beberapa cara menggunakan Google Sites sebagai alat manajemen sekolah yang efektif. Google Sites mudah digunakan dan dapat diakses secara online, menjadikannya alat bantu yang ideal untuk manajemen sekolah yang ingin meningkatkan efisiensi dan pengalaman siswa, orang tua, dan staf.
Hubungi Kami
Himawan Dwiatmodjo & Rekan
Advokat dan Konsultan Hukum Jakarta
Dosen yang mencerahkan di Universitas Saintek Muhammadiyah
Telepon/Pesan Teks: 0896.7237.9090