A. LATAR BELAKANG

Ketatalaksanaan Perusahaan merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pengelolaan Perusahaan di lingkungan Perusahaan. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan Perusahaan adalah administrasi umum. Tata naskah persuratan sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah persuratan, penggunaan kertas ber kop, lambang dan cap persuratan, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah persuratan korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk surat/ dokumen, dan ralat.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud. Pedoman persuratan dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah persuratan di lingkungan Perusahaan.

2. Tujuan. Pedoman persuratan bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan Perusahaan.

C. SASARAN

Sasaran penetapan Pedoman persuratan adalah:

1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah persuratan di lingkungan Perusahaan;

2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah persuratan dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;

4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah persuratan;

5. berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah persuratan.

D. ASAS

Pedoman persuratan ini disusun berdasarkan asas sebagai berikut.

1. Efektif dan Efisien. Penyelenggaraan tata naskah persuratan perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah persuratan, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2. Pembakuan. Naskah persuratan diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.

3. Pertanggungjawaban. Penyelenggaraan tata naskah persuratan dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.

4. Keterkaitan. Kegiatan penyelenggaraan tata naskah persuratan dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan Ketepatan. Naskah persuratan harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.

6. Keamanan. Tata naskah persuratan harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

E. DEFINISI

Definisi-defini dalam pedoman ini yaitu:

1. Perusahaan adalah PT. Kirana Persada.

2. Naskah Persuratan adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kepersuratanan yang dibuat dan/ atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Perusahaan;

3. Direktur adalah penanggungjawab dan penyelenggara perusahaan melakukan arahan serta kebijakan umum, menetapkan peraturan, norma dan tolok ukur penyelenggaraan perusahaan di lingkungan Perusahaan;

4. Unit Kerja adalah unit kerja yang berada di lingkungan Perusahaan;

5. Kop Surat adalah kepala surat yang menunjukkan jabatan pada suatu jabatan pada tingkat Perusahaan, Manager, Unit Kerja tertentu yang ditempatkan dibagian atas surat;

6. Lambang/Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas Perusahaan;

7. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;

8. Dokumen adalah segala bentuk tulisan mengenai tatacara pengelolaan sebuah institusi yang bermanfaat sebagai:

   • Media Komunikasi informasi, dokumentasi merupakan alat untuk menyalurkan dan mengkomunikasikan informasi.

   • Bukti, bahwa hal-hal yang direncanakan secara nyata telah dilaksanakan dan sebagai bahan tindak lanjut perbaikan,

   • Sumbangan pengetahuan, alat untuk menyebarluaskan good practices (praktek baik) dan memelihara pengalaman organisasi;

9. Kewenangan penandatanganan surat adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah persuratan sesuai dengan tugas dan tanggungjawab kepersuratanan pada jabatannya.

10. Stempel adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan bagian ‘negatif’ dari cap, sedangkan cap adalah bagian ‘positif’ yang tercetak di kertas.

11. Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

12. Tanda tangan atau paraf adalah sebuah bentuk khusus dari tulisan tangan yang mengandung karakter khusus dan bentuk-bentuk tambahan yang sering digunakan sebagai bukti autentifikasi/verifikasi identitas seseorang.

13. Kertas bekas dan layak pakai adalah kertas HVS putih ukuran A4 dan atau F4 yang dapat dimanfaatkan pada sisi kertas yang masih polos.

14. Kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas suatu lembaga, organisasi bisnis, badan, atau instansi.

15. Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, dari Perusahaan atau lembaga/unit kerja yanga ada di Perusahaan serta dapat menjadi alat promosi.

16. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Perusahaan dan/ atau unit kerja dalam pelaksanaan organisasi Perusahaan dan/ atau unit kerja Perusahaan.

17. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.

18. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.

19. Nilai Historis adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya fungsi dan tugas serta bagaimana terjadinya peristiwa kesejarahan tanpa dikaitkan secara langsung dengan penciptanya, yaitu informasi mengenai Perusahaan, pejabat, orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

20. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

21. Unit Urusan Data dan Dokumentasi adalah pusat penyimpanan arsip inaktif berada di Perusahaan.

22. Unit Pengolah Data adalah unit kerja yang menangani dan bertanggungjawab atas masalah kearsipan pada setiap fungsi organisasi disamping tugas pokoknya.

23. Surat pengantar adalah surat yang isinya merupakan pengantar pengiriman baik surat maupun barang dan lain-lain yang disertai penjelasan singkat, istilah lainnya cover letter.

24. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan logo, dan cap di lingkungan Perusahaan.

25. Penanda tangan naskah persuratan adalah pejabat yang menandatangani naskah persuratan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab Unit Kerja pada jabatannya.

26. Surat edaran adalah naskah persuratan yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

27. Nota persuratan adalah naskah persuratan intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota persuratan memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

28. Memorandum internal adalah naskah persuratan intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat.

29. Surat kuasa adalah naskah persuratan yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/ kelompok orang/ perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kepersuratanan.

30. Berita acara adalah naskah persuratan yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan.

31. Surat keterangan adalah naskah persuratan yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kepersuratanan.

32. Pengumuman adalah naskah persuratan yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.

33. Laporan adalah naskah persuratan yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.

34. Formulir adalah bentuk pengaturan lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak atau secara elektronik dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.

35. Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan surat masuk yang bersangkutan.

36. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas Perusahaan.

F. PERSYARATAN PENYUSUNAN NASKAH PERSURATAN

Setiap naskah persuratan harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut.

1. Ketelitian

Dalam menyusun Naskah Persuratan harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan putusan/kebijakan.

2. Kejelasan

Naskah Persuratan harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi.

3. Singkat dan Padat

Naskah Persuratan harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).

4. Logis dan Meyakinkan

Naskah persuratan harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah persuratan dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah persuratan.

5. Pembakuan

Naskah persuratan harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi Naskah Persuratan.

G. KEBIJAKAN UMUM DALAM PENERBITAN SURAT

1. Diusahakan dengan kalimat efektif atas isi surat, sehingga surat dicetak dengan 1 halaman.

2. Kalimat efektif adalah kalimat yang disusun berdasarkan kaidah-kaidah yang berlaku, seperti unsur-unsur penting yang harus dimiliki setiap kalimat (subjek dan predikat); memperhatikan ejaan yang disempurnakan; serta cara memilih kata (diksi) yang tepat dalam kalimat. Kalimat yang memenuhi kaidah-kaidah tersebut jelas akan mudah dipahami oleh pembaca atau pendengar. Kalimat efektif memiliki struktur kata yang benar, ketepatan pemilihan kata, koherensi antarbagian yang logis, dan ejaan yang benar.

3. Bila surat di cetak hingga 2 halaman atau lebih, harap memperhatikan kalimat/ paragraf sambung antar halaman.

4. Kebijakan rupa huruf dalam meneritbitkan surat di lingkungan Perusahaan menggunakan huruf Arial, dengan ukuran 11. Apabila dalam pengaplikasiannya memerlukan pengicilan ukuran, maka pengecilan huruf maksimal 9.

5. Kebijakan penggunaan ukuran dan gramatur kertas

6. Gramatur kertas merupakan istilah yang digunakan untuk menentukan ketebalan kertas yang sama jenisnya. Satuan yang digunakan pada kertas yaitu g/m2 atau gsm yang merupakan kependekan dari gram per square meter.

7. Standar penggunaan kertas yaitu:

   • Untuk surat Perusahaan keluar minimal menggunakan kertas HVS A4 80 gsm.

   • Untuk surat Perusahaan yang diedarkan internal, minimal menggunakan kertas HVS A4 70 gsm.

8. Penggunaan streples pada pojok kiri atas surat, baik surat dalam format landscape/portrait yaitu :

   • / = benar

   • \ = salah

   • ― = salah

   • | = salah

9. Penggunaan ukuran streples, yaitu:

   • Kecil, nomor 10 (Japanese Insdustrial Standart) atau nomor 23 (standar Eropa-Amerika), dapat menjilid kertas hingga 20 lembar.

   • Sedang, nomor 3 atau 35, dapat menjilid kertas 30-75 lembar.

   • Besar, nomor 1 atau 12, dapat menjilid kertas 50-250 lembar.

10. Penandatanganan dan pembubuhan paraf

    • Area tanda tangan disesuaikan dengan area tersisa dalam tulisan pada surat.

    • Ukuran tanda tangan disesuaikan area yang telah diberikan pada surat yang telah tercetak.

    • Tanda tangan menggunakan tinta warna hitam, sebaiknya warna biru.

11. Penggunaan bahasa

Bahasa yang digunakan di dalam naskah persuratan harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia. Ejaan yang digunakan di dalam naskah persuratan adalah Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan peruandang-undangan.

Panduan bahasa Indonesia:

• Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan

• Kamus Besar Bahasa Indonesia

• Tesaurus Tematis Bahasa Indonesia

• Uji Kemahiran Berbahasa Indonesia

H. PEJABAT YANG DAPAT MENERBITKAN SURAT PERSURATAN

1. Direktur Perusahaan dapat menerbitkan surat apapun, baik kedalam maupun keluar.

2. Wakil Direktur Perusahaan dapat menerbitkan surat, baik kedalam maupun keluar, sesuai dengan bidangnya dengan sepengetahuan Direktur.

3. Wakil Direktur, Kepala Badan, Sekretaris Perusahaan, Kepala Biro, Kepala Lembaga, Kepala Urusan, Dekan, Kepala Program Studi, dapat menerbitkan surat sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, dengan sepengetahuan atasannya.

4. Staf hanya dapat menerbitkan surat berupa memo.

5. Pejabat penerbit surat sebagai berikut :

• Surat keluar umum

• Surat keluar sesuai tupoksi

• Peraturan

• Pedoman

• Keputusan

• Instruksi

• Surat edaran

• Pernyataan

• Pengumuman

• Surat kuasa

• Surat tugas

• Keterangan

• Rekomendasi

• Nota kesepahaman dan perjanjian

• Legalisir

• Rekomendasi

• Sertifikat

• Memorandum internal

• Notulen pertemuan 

I. KODE INDEKS PERSURATAN

 B1. Kode Indeks Persuratan Surat Keluar Umum

J. PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH PERSURATAN

Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah persuratan harus jelas dan dapat menunjukkan naskah persuratan mana yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat tersebut.

• Perubahan. Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah persuratan diubah. Perubahan dinyatakan dengan Lembar Perubahan

• Pencabutan. Pencabutan berarti bahwa naskah persuratan itu tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah persuratan dinyatakan dengan penetapan naskah persuratan baru.

• Pembatalan. Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah persuratan tidak berlaku mulai saat naskah persuratan ditetapkan. Pembatalan naskah persuratan dinyatakan dengan penetapan naskah persuratan yang baru.

• Ralat. Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah pengetikan atau salah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya.

Tata cara perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat:

1. Naskah Persuratan yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan harus diubah, dicabut atau dibatalkan dengan naskah persuratan  yang sama jenisnya. Keputusan Direktur/ Dekan harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan keputusan Direktur/ Dekan juga.

2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah persuratan tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.

3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh Pegawai yang menandatangani naskah persuratan atau dapat oleh Pegawai setingkat lebih rendah.

L. KEBIJAKAN PENGGUNAAN KERTAS BEKAS DAN LAYAK PAKAI

Kertas bekas dan layak pakai dapat dimanfaatkan untuk:

1. Arsip internal.

2. Konsep atau draft surat.

3. Memorandum internal.

4. Korespodensi surat internal pegawai.

Dalam memanfaatkan kertas bekas dan layak pakai, wajib memperhatikan:

1. Unit kerja dapat meminta kepada unit kerja yang menangani kertas bekas dan layak pakai.

2. Kertas masih baik, tidak lusuh/lecek;

3. Pada sisi lainnya masih kosong/ belum digunakan;

4. Pada sisi tertentu telah digunakan namun tinta tidak tembus;

5. Dicoret pada sisi atas menyilang kebawah;

6. Sudah dilepaskan atau tidak distreples;

7. Kertas/ surat yang sudah tidak digunakan lagi.

Dilarang menggunakan kertas bekas dan layak pakai untuk:

1. Surat resmi Perusahaan/ unit kerja.

2. Pelayanan sivitas akademika dan tenaga kependidikan Perusahaan

M. KEPALA SURAT

.............. 

N. STEMPEL ATAU CAP

Penggunaan stempel atau cap yaitu : ..... 

• Ukuran : bulat, diameter ...

• Warna : biru tua

• Dipegang oleh : ...

Penggunaan tanda tangan stempel

1. Digunakan pada saat pejabat yang bersangkutan tidak berada dikampus.

2. Penggunaan dengan atas ijin pejabat yang bersangkutan.

3. Penggunaan pada surat biasa.

4. Turut di bubuhkan paraf pejabat selevel atau bawahan langsung dari pejabat.

Pembubuhan cap

1. Penyematan cap pada kertas pada dasar datar.

2. Penyetempelan dapat di tekan secara merata.

3. Surat di cetak ulang apabika cap terbalik atau dinilai kurang baik.

4. Cek kembali cap yang telah tertera pada surat.

5. Pastikan stempel diisi ulang untuk tintanya.

O. NASKAH ELEKTRONIK

Dalam menyampaikan informasi dapat memanfaatkan media sosial atau surat elektronik.

1. Pengiriman surat atau informasi elektronik melalui media sosial

   • Dapat menyampaikan surat resmi yang telah di-PDF-kan.

   • Sampaikan dalam surat atau informasi elektronik:

1. tujuan

2. informasi apa yang akan disampaikan

3. nomor HP yang dapat dikonfirmasi/ ditindaklanjuti

4. nama pengirim berikut jabatannya

5. lampirkan data lainnya bila diperlukan

6. Contoh:

Kepada Yth.

Peserta Pelatihan Perusahaan

Di tempat

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Berikut kami informasikan bahwa sertifikat Pelatihan sudah dapat diambil pada tanggal 3-10 Maret 2023 di Perusahaan PT. ABCD pada jam kerja, dengan menunjukkan bukti pembayaran. Untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi Ibu Dina di nomor 08123456789. Harap dapat meneruskan info ini ke peserta pelatihan lainnya yang terkait. Terima kasih atas kerjasamanya.

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

01 Maret 2023, Hormat Kami,

Bpk. Ikhsan Hakim

Manager Pelatihan PT. ABCD

2. Pengiriman surat atau informasi elektronik melalui surat elektronik (surel)

• Gunakan surel resmi Perusahaan yaitu …@perusahaan.com

• Isi subjek dengan kata yang pendek namun jelas dan tidak menggunakan KAPITAL

• Isi surel

1. Badan surel, sampaikan dalam surat atau informasi elektronik:

• tujuan

• salam

• informasi apa yang akan disampaikan

• nomor HP yang dapat dikonfirmasi/ ditindaklanjuti

• nama pengirim berikut jabatannya

• lampirkan data lainnya bila diperlukan

• Contoh badan surel, berupa cover letter menyampaikan dokumen

Kepada Yth.

Direktur PT. Intan Persada

Di tempat

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Berikut kami sampaikan surat permohonan kami untuk beraudiensi dalam format PDF. Untuk informasi lebih lanjut dapat menhubungi saya Himawan Dwiatmodjo di nomor 081328836381. Terima kasih atas perkenan dan kerjasamanya

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Hormat Kami,

Himawan Dwiatmodjo

Manager Public Relation PT. ABCD

www.perusahaan.com

2. To : Penerima utama sebuah email.

3. Cc. (carbon copy, kerap disebut “courtesy copy”) : Tujuan surel atau orang yang ingin kita beritahu bahwa kita mengirim pesan ke penerima (yang ditulis di kolom To). Penerima email akan tahu siapa saja yang di Cc.

4. Bcc (blind carbon copy): Orang yang ingin kita beritahu bahwa kita mengirim pesan ke penerima disertai siapa saja yang di-Cc-kan. Penerima email maupun orang yang di Cc-kan tidak akan tahu siapa saja Bcc-nya dan setiap Bcc tidak akan tahu siapa Bcc selain dirinya.

5. Attachment, unggah dokumen elektronik tambahan atau lampiran.

6. Send, kirim dokumen elektronik

P. PELIPATAN SURAT

Setelah membuat surat dan surat siap untuk dikirim, terlebih dahulu surat dilipat, yaitu:

1. Surat persuratan dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat persuratan dilipat harus dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Surat persuratan dilipat dengan cara sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang. Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat.

2. Sebelum melipat kertas surat yang akan dikirim, terlebih dahulu kita perlu mempertimbangkan ukuran sampul yang akan digunakan untuk pengiriman.

3. Setiap sudut-sudut surat yang telah dilipat harus saling bertemu dan lipatannya harus lurus dan tidak kusut.

4. Kertas surat yang sudah diketik rapi dibagi menjadi tiga bagian.

5. Sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat ke depan.

6. Sepertiga bagian atas dilipat ke belakang.

7. Bagian lipatan surat : ......